Declaratiesoftware

Declaratiesoftware heeft betrekking op tools die de audit-, terugbetalings- en reconciliatieprocessen voor onkosten digitaliseren, automatiseren en vereenvoudigen. Ze kunnen bedrijven helpen bij het bijhouden van reis-, verblijfs-, amusements-, kantoor-, personeels- en andere bedrijfskosten. Met dergelijke tools kunnen bedrijven de kosten van vluchten, woon-werkverkeer, zakendiners, parkeren en vele andere uitgaven begroten, rapporteren en verrekenen zonder gebruik te maken van papieren dossiers, en het risico van fouten helpen verminderen. Declaratiebeheersoftware kan worden gebruikt door werknemers, supervisors, boekhouders en accountants om de ontvangstbewijzen van werknemers bij te houden, waarbij gebruikers die ontvangstbewijzen kunnen vastleggen met smartphones en de gegevens kunnen opslaan op een gecentraliseerd dashboard. Gebruikers kunnen uitgavenlimieten instellen, zakelijke creditcarduitgaven beheren, ontvangstbewijzen doorsturen voor goedkeuring door het financiële team, ontvangstbewijzen matchen, meldingen configureren, bedrijfsbeleid afdwingen, controleren op beleidsschendingen of authenticiteitsproblemen, vergoedingen plannen en uitbetalingen verwerken. Met dergelijke tools kunnen bedrijven ervoor zorgen dat er niet te veel wordt uitgegeven, alle uitgaven nauwkeurig rapporteren, zich aan de regels houden en hun budgettering, onderhandelingen over kortingen voor leveranciers en besluitvorming ondersteunen. Online uitgavensoftware kan de productiviteit en operationele efficiëntie verhogen door middel van georganiseerd bonnenbeheer en het bijhouden van uitgaven. De software kan de naleving verbeteren door gestroomlijnde goedkeurings- en vergoedingsprocessen. Zulke tools kunnen ook helpen bij het digitaliseren van het goedkeuringsproces van onkosten, zodat betalingen op dezelfde dag kunnen worden verwerkt. Met ingebouwde rapporten kunnen gebruikers profiteren van de automatische identificatie van mogelijke kostenbesparingen en individuele uitgaven voor elke afdeling, project of werknemer. De typische kenmerken van declaratiesoftware-oplossingen zijn onder andere bonnenbeheer, controles van het goedkeuringsproces en beheer van vergoedingen. Declaratiebeheersoftware is verwant aan software voor uitgavenbeheer, urenregistratie- en declaratiesoftware en boekhoudsoftware.