Inkoopsoftware

Inkoopsoftware heeft betrekking op digitale oplossingen waarmee bedrijven Source-to-Pay (S2P)-cycli kunnen automatiseren voor de goederen en diensten die ze inkopen. Procurement software kan de inkoopcyclus voor goederen en diensten automatiseren, inclusief het verrichten van betalingen en het analyseren van uitgaven. De software kan ook directe toegang tot inkoopinformatie aan belanghebbenden die niet direct betrokken zijn bij inkoop, zoals het hoger management en partners. Zakelijke inkoopsoftware wordt voornamelijk gebruikt door inkoop- en boekhoudteams om elektronische offertes of inkooporders te maken, goedkeuringen door bevoegd personeel te vergemakkelijken, facturen te registreren, offertes aan orders te koppelen, ontvangstbevestigingen te verstrekken en discrepanties vast te stellen. Sommige van dergelijke oplossingen kunnen informatie over leveranciers beheren, hun prestaties bijhouden en portals bieden voor toegang tot bestellingen en het indienen van facturen. Naast het bijhouden van voorraden om tekorten te voorkomen, kunnen inkopers ook herinneringen ontvangen van recente annuleringen en inkooporders. Op dezelfde manier kunnen accountants hun financiële activiteiten registreren, terwijl het hoger management op basis van de bevindingen trendanalyses kan uitvoeren om strategieën te ontwikkelen. Geautomatiseerde inkoopsoftware kan helpen kosten te besparen op uitgaven en personeelszaken. Hiermee kunnen fouten worden voorkomen en het inkoopproces worden gestroomlijnd, wat kan leiden tot een grotere operationele efficiëntie. De lijst van voordelen kan ook geautomatiseerde PO-generatie en verbeterde zichtbaarheid omvatten. Sommige van deze tools bieden de mogelijkheid om prijzen te volgen, sneller goed- of afkeuringen te verlenen en rechtstreeks via het platform met belanghebbenden te communiceren. Typische functies van inkooptools zijn PO-beheer, aanvraagbeheer, leveranciersbeheer en factuurverwerking. Inkooptools zijn verwant aan Procurement Software, die ook onderzoeks- en onderhandelingstools bevatten. Ze kunnen werken in combinatie met Inventory Management Software of het inkoopaspect van deze toepassingen vervangen. Aangezien de tools uitgaven en prijswijzigingen bijhouden, kunnen ze ook worden beschouwd als een soort Spend Management Software.