De 3 best beoordeelde gratis callcenter software

Een callcenter opzetten is gemakkelijker dan je denkt, ook voor kleinere bedrijven. Er is gratis callcenter software beschikbaar waarmee je in een aantal simpele stappen een (virtuele) klanten-helpdesk kunt openen. We hebben de 3 best beoordeelde softwareoplossingen op een rijtje gezet.

Wil je als mkb-bedrijf je dienstverlening verder professionaliseren dan is een goede klantenservice een belangrijke stap. Daarvoor hoef je niet persé een fysieke helpdesk te openen. Er is een groot aanbod aan software die op de cloud draait en waarmee je een volledig virtueel callcenter kunt opzetten. Een virtueel callcenter heeft als voordeel dat het snel te implementeren is. Als de juiste voorwaarden zijn geschapen kan het bedrijfsnummer binnen één dag operationeel zijn. Medewerkers hebben alleen een (mobiel) toestel nodig, een internetverbinding en een gebruiksvriendelijke app. 

In dit overzicht hebben we op alfabetische volgorde de drie gratis apps op een rijtje gezet die op  de website van GetApp door gebruikers het best worden beoordeeld. Alledrie draaien ze op de cloud en zijn ze in het Nederlands beschikbaar. De volledige methodologie vind je onderaan dit artikel.

1.

Freshdesk

• Totaalscore: 4,5/5
• Prijs-kwaliteitverhouding: 4,4/5
• Functies: 4,3/5
• Gebruiksgemak: 4,5/5
• Klantenondersteuning: 4,5/5

Freshdesk is SaaS-gebaseerde callcenter software die is ontwikkeld om bedrijven van elke omvang te helpen met de klantenservice. Klantvragen en -problemen kunnen via elk kanaal in Freshdesk worden omgezet naar tickets. Alle verzoeken, ongeacht of ze via de telefoon, chat of sociale media binnenkomen, worden verzameld op één platform. Elk ticket kan worden toegewezen aan een specifieke service-medewerker of -groep. De tickets kunnen worden gefilterd op basis van specifieke eigenschappen zodat medewerkers weten welke tickets prioriteit hebben.

Er is een gratis versie beschikbaar met alle basisfuncties voor maximaal 10 servicemedewerkers. Wie meer medewerkers wil kunnen inzetten kan voor één van de betaalde opties kiezen waarbij per servicemedewerker wordt betaald. De betaalde versies komen ook met extra functies, zoals chatbots en een rapportagesysteem dat een volledig overzicht biedt van de prestaties van de klantenservice. Gebruikers kunnen de statistieken bijhouden die voor hen het meest relevant zijn. Het systeem geeft ook informatie die gebruikers kunnen helpen om voor een betere klantervaringen te zorgen. 

De kosten voor de betaalde versies vind je op de website van de aanbieder.

2.

LiveAgent

• Totaalscore: 4,7/5
• Prijs-kwaliteitverhouding: 4,7/5
• Functies: 4,6/5
• Gebruiksgemak: 4,5/5
• Klantenondersteuning: 4,7/5

De helpdesk software van LiveAgent kan zowel  als Software-as-a-Service (SaaS) worden geleverd als worden gehost op de server van de gebruiker zelf, afhankelijk van de voorkeur van de klant. De gratis versie komt met een aantal basisfuncties, zoals één telefoonnummer, één  e-mailadres en een ticketing-functie waarbij de tickets maximaal zeven dagen beschikbaar zijn. Na de zeven dagen worden tickets automatisch gewist. Gebruikers die een onbeperkte ticket-geschiedenis willen, kunnen kiezen voor één van de betaalde opties. 

Daarnaast biedt de gratis versie een rapportagefunctie waarmee gebruikers een overzicht kunnen maken van hun analyses en de prestaties van de helpdesk. Ze krijgen ook toegang tot de klantenportaal van LiveAgent waar gebruikers een kennisbank kunnen opbouwen met bijvoorbeeld veelgestelde vragen, advies-artikelen en suggesties van klanten.

Naast de gratis versie kunnen gebruikers kiezen uit drie soorten betaalde versies die meer functies bieden, zoals live chat, gespreksopname, Facebook- en Twitter-integratie en emailsjablonen. Zowel de betaalde als de gratis versie bieden 24/7 klantenservice aan gebruikers van de software.

De kosten voor de betaalde versies vindt je op de website van de aanbieder.

3.

Zoho Desk

• Totaalscore: 4,5/5
• Prijs-kwaliteitverhouding: 4,5/5
• Functies: 4,4/5
• Gebruiksgemak: 4,4/5
• Klantenondersteuning: 4,3/5

Zoho Desk is cloud gebaseerde servicedesksoftware met een multichannel ticketsysteem dat vragen van klanten, die via verschillende kanalen binnenkomen, in één interface samenbrengt.  Gebruikers kunnen zelf toewijzingsregels instellen om de tickets automatisch naar de juiste afdeling of medewerker te sturen.

Er een gratis versie die maximaal 3 medewerkers ondersteunt. Deze versie komt met een aantal basisfuncties, zoals email-ticketing, het beheer van klanten en vooraf gedefinieerde Service Level Agreements (SLA’ s). Hiermee kan bijvoorbeeld worden vastgelegd binnen hoeveel tijd er moet worden gereageerd op vragen of klachten van klanten en hoe het succes van de service zal worden gemeten.

Daarnaast biedt de gratis versie een helpcentrum waar klanten de antwoorden op de meest gestelde vragen kunnen vinden en een 24/7 email-support voor gebruikers. Bedrijven die meer medewerkers willen kunnen ondersteunen en behoefte hebben aan meer functies, kunnen kiezen uit drie betaalde opties. Daarmee krijgen ze toegang tot meer ondersteuning, zoals 24/7 telefonische support, en een breder pakket aan functies, zoals live-chat en rapportages om de prestaties te analyseren. 

De kosten voor de betaalde versies vind je op de website van de aanbieder.

Wat is de volgende stap?

Met behulp van goede software is het relatief simpel om een virtueel callcenter op te zetten. Er zijn maar 3 stappen die je hoeft te zetten nadat je de callcenter software hebt gekozen die bij je organisatie past:

1. Bepaal welk telefoonnummer je wilt gebruiken
   Je kunt kiezen uit gratis te bellen 0800-nummers, betaalde 0900-nummers, een nationaal 085-nummer of 088-nummer, lokale extensies zoals 020-nummers of zelfs internationale nummers.
2. Stel een helpdeskteam samen
   Met een virtual callcenter ben je niet aan een locatie geboden. Medewerkers kunnen vanuit huis, op kantoor of zelfs vanuit buitenland inloggen in het systeem.
3. Kies de toestellen waarmee je wilt werken
   
   Je kunt inkomende gesprekken doorschakelen naar mobiele toestellen, een softphone-applicatie voor iOS en Android gebruiken of een combinatie daarvan maken, afhankelijk van de voorkeuren van de medewerkers.

Naast de drie gratis software-opties die in dit artikel worden besproken zijn er uiteraard nog een groot aantal andere mogelijke oplossingen beschikbaar. Afhankelijk van je voorkeuren en behoeften is het raadzaam om voor jezelf een lijst te maken van de callcenter-software die het beste aan je eisen voldoet.