Houd je in een Excel-bestand bij welke sollicitanten op jouw vacature hebben gereageerd? Word je moe van het sturen van handmatig e-mail ontvangstbevestigingen naar kandidaten? Bekijk dan eens wat de mogelijkheden voor recruitment automation zijn om veel tijd te besparen en effectiever te werven.
In dit artikel
Zonder eigen HR-afdeling kan het werven van personeel nogal ten koste gaan van je eigen productiviteit. Er gaat veel tijd zitten in het schrijven en plaatsen van de vacature, het zoeken naar kandidaten en het screenen en benaderen van sollicitanten. Daarom is het juist voor kleine of groeiende bedrijven interessant om eens te kijken naar de automatiseringsmogelijkheden in het sourcingsproces om efficiënter en effectiever te werven. En daar is niet per se een grote investering voor nodig.
Er zijn inmiddels heel veel mogelijkheden van automatisering mogelijk gedurende het wervings- en selectieproces. Als klein bedrijf is het dus een kwestie van de juiste keuzes maken. Door het automatiseren van welke processen zul je het meeste tijd besparen? En waarin kun je effectiever zijn? Samen met HR-techexpert Mark van Assema, HR-projectleider en oprichter van het kennisplatform HRTech Review bekijken we 3 toegankelijke mogelijkheden van recruitment automation om jouw wervings- en selectieproces efficiënter en effectiever te maken en de kansen op een goede match te verhogen.
De basis van recruitment automation
In het mkb verloopt het werving- en selectieproces nog grotendeels handmatig. Het automatiseren van een aantal herhalende handmatige taken kan het recruitmentproces enorm verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan de communicatie met kandidaten, zoals het benaderen en opvolgen van sollicitanten via e-mail, maar ook het bijhouden van de status van elke kandidaat in een spreadsheet, het bewaren van cv’s en het schakelen tussen medewerkers die ook betrokken zijn bij de werving en selectie.
1. Communicatie automatiseren
Dit hele proces kan geautomatiseerd worden met een ATS, van applicant tracking system (kandidaatvolgsysteem in het Nederlands), de basis van recruitment automation, vertelt van Assema:
Met een ATS leg je ook de basis voor verdere automatisering. Alle andere tools die je kunt inzetten, gebruiken het ATS namelijk als basis informatiebron.
Bovendien kun je vooroordelen en discriminatie beter voorkomen door sollicitaties te anonimiseren. Dit houdt in dat je het systeem opgeeft om de namen, het geslacht en leeftijden van sollicitanten bijvoorbeeld niet te tonen, zodat je onbevooroordeeld evalueert.
Nu denk je misschien dat zo’n systeem toch veel te duur is voor een kleine organisatie zoals die van jou, maar er zijn ook ATS met een gratis versie. Daarvoor krijg je wellicht wat minder geavanceerde features, maar de basis is wellicht genoeg om mee te beginnen.
LinkedIn Recruiter als alternatief op een ATS
Een alternatief op een ATS is de recruitment module van LinkedIn. LinkedIn Recruiter is een platform voor het vinden, contact leggen met en beheren van kandidaten. Met behulp van premium-zoekfilters speciaal voor werving, zoals vaardigheden, locaties of andere belangrijke zaken voor je vacature, kun je naar geschikte kandidaten zoeken. Communiceren met sollicitanten kan via de gepersonaliseerde InMail. Het systeem is gelinkt aan het netwerk van professionals op LinkedIn, waardoor je, afhankelijk van je abonnement, toegang krijgt tot vele mogelijke kandidaten. Van Assema wijst echter wel op de beperkingen van dit systeem:
Werven uit je eigen netwerk met referral recruitment
Nog een andere alternatieve aanpak van werving kan zijn om je te richten op het netwerk van je eigen medewerkers. Dit wordt ook wel ‘referral recruitment’ genoemd. Hierbij worden potentiële kandidaten aangedragen door je eigen medewerkers, oud-medewerkers of relaties. Deze vorm van werven kan snellere resultaten opleveren en de kans op een goede match vergroten zegt van Assema, ‘want kandidaten die via via binnenkomen passen vaak goed bij de rol en bij de cultuur, anders worden ze niet aanbevolen.’
Referral recruitment is te automatiseren met referral software. Een referral systeem dient zowel om spontane aanbevelingen te verzamelen als aanbevelingen te werven binnen je organisatie of relaties. Er kunnen ook bonussen aan verbonden worden, wat de betrokkenheid van medewerkers stimuleert.
2. CV-screening automatiseren
Een andere stap in het recruitmentproces waarin automatisering nuttig is, is het screenen van inkomende cv’s en motivatiebrieven. Een ATS-systeem kan een cv of tekst omzetten in een gestructureerd kandidaatprofiel, ‘cv-parsing’ in vaktermen. In veel ATS systemen is zo’n tool geïntegreerd beschikbaar, vertelt van Assema.
In de meeste kandidaatvolgsystemen kun je cv’s rangschikken aan de hand van bepaalde criteria. Deze criteria kun je zelf instellen. Zoek je bijvoorbeeld personeel met een technische mbo-opleiding, dan zal het systeem cv’s waar het woord ‘mbo’ in voorkomt eerst tonen. Zo laat je de software dus de eerste schifting doen.
Daarnaast kun je met de meeste ATS ook praktische informatie als woon-werkafstand bekijken en via welke kanalen iemand heeft gesolliciteerd. Dat is nodig om te bepalen welke kanalen, zoals advertenties of social media, goed en minder goed werken.
Naast CV-parsing door een ATS, bestaan er ook tools voor achtergrondonderzoek. Vooral bij organisaties waar veiligheid essentieel is, zoals in de jeugdzorg, kan het automatiseren van de screening zeker handig zijn, zegt van Assema.
‘Als een ‘schoon en integer’ verleden belangrijk is kun je achtergrond screening tools inzetten met ID, paspoort, diploma en VOG checks’.
3. Automatiseren van assessments van kandidaten
Een derde en laatste vorm van toegankelijke recruitment automation voor kleine en groeiende organisaties is het automatiseren van assessments. Deze assessments hoef je niet per se zelf te maken en ook niet zelf na te kijken, er zijn namelijk veel digitale assessments tools op de markt die je hiervoor kunt gebruiken.
De tools voor assessments voorafgaand aan indiensttreding kun je meestal aanpassen aan je eigen merkimago. Ook vraagtypen zijn aa npasbaar en antwoorden van sollicitanten kunnen ook ontvangen worden in de vorm van video’s. Managers kunnen kandidaten uitnodigen via e-mail of een aanmeldingslink en inzicht krijgen in de status van assessments. Je kunt er zowel soft skills als hard skills mee meten.
Als je tijd wilt besparen, kun je kandidaten een test of assessment laten doen voordat je ze op gesprek vraagt (en niet andersom, eerst een gesprek en dan pas een test). Op deze manier vermijd je het interviewen van ongeschikte kandidaten en onnodig tijdverlies.
De grenzen van recruitment automation
Zoals je ziet kun je een heleboel automatiseren. Automatisering is nuttig om handmatige processen te optimaliseren en daarmee tijd te besparen. Maar bij recruitment mag het menselijke aspect niet uit het oog worden verloren. Ook al heb je nog zoveel kandidaten, je zult toch een mens de uiteindelijke beoordeling laten doen en de keuze laten maken.
De uiteindelijke keuze, de selectie van een kandidaat moet door een mens uitgevoerd worden. Het wordt binnenkort misschien zelfs verboden vanuit de EU om de matching geheel geautomatiseerd te laten verlopen.
Voor het automatiseren van andere processen, bekijk dan deze artikelen:
- Marketing automatiseren, maar welke onderdelen precies?
- Bedrijfsproces optimalisatie: minimale kosten, maximale output
