Of je nu een upgrade uitvoert van spreadsheets naar een programma voor business intelligence of een helpdeskprogramma nodig hebt ter vervanging van je oude e-mailsysteem, een beslissing over welk type Software-as-a-Service (SaaS) je probleem het beste kan oplossen, is pas de eerste stap van een lang proces.
Het ontbreken van een gedetailleerd software-implementatieplan kan leiden tot onrealistische verwachtingen, onverwachte gevolgen en gefrustreerde medewerkers, om maar enkele problemen te noemen.
De aanvragen voor SaaS-applicaties blijven stijgen, maar Gartner meldde in augustus 2021 dat organisaties nog steeds gebruik maken van SaaS op een silogewijze en ad-hoc manier. Dit veroorzaakt inefficiëntie in gebruik en beheer, en verhoogde veiligheidsrisico’s. (volledig rapport alleen beschikbaar voor klanten van Gartner).
De meeste organisaties zijn gefixeerd op wat voor product ze moeten kopen terwijl ze minder letten op de implementatie. Dat heeft deels te maken met het feit dat voor zakelijke software vooral de gebruikte functies worden gepromoot, terwijl de uitdagingen die gepaard gaan met implementatie gebagatelliseerd worden.
Maar gelukkig kunnen die typische valkuilen bij software-implementatie worden voorkomen met behulp van een robuust plan waarin de volgende zes strategieën zijn opgenomen.
1. Vergelijk jouw behoeften met wat leveranciers te bieden hebben
Focus op wat de software voor jouw organisatie zou moeten doen en niet op wat de software daadwerkelijk kan. Zakelijke software is namelijk niet alleen voor jouw organisatie ontworpen, maar bedoeld voor zoveel mogelijk organisaties. Laat je niet afleiden door jubelende websites van leveranciers of slimme marketingtrucs. Je wilt immers geen toeters en bellen, maar zakelijke software om je bestaande processen te vereenvoudigen of om processen te formaliseren die nog niet goed gedefinieerd zijn.
Daarvoor is het vaak nodig workflows te tweaken zodat ze binnen het framework van de nieuwe software passen. Wanneer je je behoeften bespreekt met leveranciers, moet je precies kunnen vaststellen hoe jouw processen aan hun product kunnen worden aangepast en of het resultaat al dan niet een algehele verbetering is bij het realiseren van de doelen van je organisatie.
Weet je welke support je krijgt, zowel tijdens als na de implementatie? Biedt de leverancier training op locatie? Is technische support 24/7 beschikbaar of word je aan je lot overgelaten? De antwoorden op deze vragen kunnen variëren afhankelijk van het geselecteerde pakket.
Door SaaS te accepteren geef je bovendien derden toegang tot de gegevens van je organisatie. Om mogelijke problemen met datacompliance te beperken, is het belangrijk dat de software voldoet aan standaarden en certificeringen die voor jouw branche relevant zijn.
2. Voer grondig onderzoek uit
Voordat je overgaat tot kopen, moet je zorgen dat je alle SLA’s, contractuele verplichtingen, eventuele extra kosten volledig begrijpt, een haalbaarheidsstudie is ook aangeraden.
Voer deze stappen uit voor een grondig onderzoek bij leveranciers:
- Neem contact op met klanten die de leverancier als referenties vermeldt. Vraag naar hun ervaringen en kijk of er pijnpunten zijn waar je nog niet aan gedacht had. Op die manier kun je de beloften van de klant vergelijken met scenario’s uit de praktijk.
- Vraag waarom die klanten voor het product van een bepaalde leverancier hebben gekozen, of ze tevreden zijn met het rendement op hun investering en of ze te maken hebben gehad met onverwachte kostenposten. Je zou misschien ook kunnen vragen of ze op enigerlei wijze een vergoeding hebben gekregen om als referentie op te treden.
- Lees productreviews om een idee te krijgen van de bruikbaarheid van de software en om te zien of andere bedrijven uit jouw branche het product voor soortgelijke doelen gebruiken. Zo worden reviews op GetApp onderverdeeld naar type branche en bedrijfsgrootte van de reviewers.
- Productreviewers vermelden vaak hun professionele informatie of details van hun LinkedIn-profiel. Je kunt contact met ze leggen voor een gesprek en om nadere details te vragen over hun ervaring met het product.
- Zoek contact met ervaren consultants voor hulp bij software-implementatie. Het inhuren van een consultant kan echter kostbaar zijn en vergt ook weer een rondje referenties controleren. Verzeker je ervan dat ze ruime ervaring hebben met jouw branche.
3. Wat is de impact van wie, wat en wanneer
Ga na wie met de nieuwe software te maken hebben, welke systemen erdoor worden vervangen en wanneer de implementatie voor de minste overlast zorgt.
- Wie heeft ermee te maken? Vraag om input van prominente personen van elke afdeling. Bepaal welke gebruikers in elke afdeling met de software te maken krijgen en leg vast wat de mogelijke invloed op hun werkwijze is.
- Wat wordt er vervangen? Als je een bestaand systeem vervangt, moet je nagaan of er sprake kan zijn van dubbele gegevens en processen en hoe je dat zo goed mogelijk kunt beperken. En alleen omdat een functie in de nieuwe software is opgenomen, betekent dat nog niet dat die ook moet worden gebruikt. Het kan heel verstandig zijn om de eerste ingebruikname te beperken tot specifieke functies en pas naderhand meer functies op te nemen.
- Wanneer moet het gebeuren? Een verkeerde timing kan je software-implementatieplan flink tegenwerken. Minimaliseer de mogelijke gevolgen van systeemuitval door vast te stellen wanneer de implementatie het beste kan plaatsvinden. Ga na welke projecten tijdgevoelig zijn, beperk het aantal datums en voer zo nodig een enquête onder werknemers uit om hun voorkeur aan te geven. Er zijn verschillende gratis enquêtetools die je hiervoor kunt gebruiken.
4. Maak superusers tot je nieuwe beste vrienden
Wijs superusers aan die helemaal thuis zijn in de nieuwe software en die anderen helpen zich de nieuwe werkwijzen eigen te maken. Superusers moeten worden geselecteerd op basis van hun technische kwaliteiten en kunnen de rest van het team helpen. Je kunt superusers ook selecteren onder werknemers die voor de nieuwe tool gelobbyd hebben omdat het aannemelijk is dat zij daarvoor extra enthousiast zijn.
Superusers moeten vroeg bij het proces worden betrokken, vaak al meteen bij het selecteren van de software. Laat ze meedoen aan productdemo’s en betrek ze bij de training van eindgebruikers.
Superusers moeten tijdens de implementatie op de hoogte worden gehouden van alle updates, problemen of technische valkuilen en kunnen optreden als verbindingspersoon tussen management en eindgebruikers. Na de implementatie kunnen superusers worden ingezet om nieuwe werknemers of gebruikers op weg te helpen. Bovendien kunnen ze fungeren als een voortdurende hulpbron.
5. Houd je software-implementatieplan formeel bij
Als je software-implementatieplan redelijk eenvoudig is, kun je de voortgang ervan bijhouden in een gratis tool zoals
. Maar voor complexere plannen heb je meer aan een uitgebreide tool voor taakmanagement. Uiteraard kun je taken ook bijhouden met een tool waar je werknemers al bekend mee zijn.
6. Wees eerlijk tegenover eindgebruikers
Communicatie is van cruciaal belang voor een succesvolle software-implementatie en je zult de redenen voor de verandering helder uiteen moeten zetten. Misschien voldoet een bestaande oplossing niet meer en moet deze worden vervangen door iets krachtigers, of misschien heb je juist een nieuwe oplossing nodig voor problemen die zich hebben opgestapeld.
Leg werknemers precies uit welke voordelen de nieuwe software hen te bieden heeft en laat zien hoe hun werk er makkelijker door wordt. Pas de communicatie over het gebruik van de software aan voor elke afdeling van je bedrijf.
Door zowel de redenen voor de verandering als de verwachte voordelen uiteen te zetten, kunnen sceptische werknemers worden gerustgesteld en diegenen worden overtuigd die vonden dat er niks mis wat met de oude methoden.
Software implementatie is in de regel niet makkelijk
Aanpassen aan nieuwe technologie brengt altijd een zekere mate van frustratie met zich mee. De transitie naar een nieuw systeem goedpraten leidt alleen maar tot opgeklopte verwachtingen en afhaken van het personeel. Presenteer de omschakeling daarentegen als een te overwinnen uitdaging die je team juist zal verenigen.
Bezoek onze pagina met softwarecategorieën en maak een keuze uit softwaretools die het implementatieproces kunnen vergemakkelijken. Je vindt daar ook productbeschrijvingen en reviews van gebruikers om de bruikbaarheid van de software beter te bepalen.
