Werk je met een team aan een belangrijk project? Complexe projecten hebben meer kans van slagen als je tijdens het proces steeds een goed overzicht hebt van de verschillende deelnemers en alle individuele verantwoordelijkheden. Hiervoor kan het RACI-model worden gebruikt. In bedrijven en organisaties zorgt dit model voor een betere samenwerking tussen individuele medewerkers en teams, wat bij projectmanagement van groot belang is.
Het RACI-model stelt leidinggevenden in staat sneller effectieve beslissingen te nemen. Op die manier lopen projecten minder snel vertraging op. De rolverdeling is immers te allen tijde helder en het is in één oogopslag duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft.
In dit artikel:
- Wat is een RACI-model?
- Een RACI model voorbeeld om te downloaden en meteen te gebruiken
Toegevoegde waarde van een RACI-model
Veel initiatieven en projecten gaan van start zónder dat er overeenstemming is bereikt over de beslissingsbevoegdheid. Dat is jammer, want dit zorgt voor ruis op de communicatie. Het toezicht hierop is vaak een pijnlijke ontdekkingstocht. Dit kost tijd en moeite en bovendien veroorzaakt het de nodige frustratie en stress. Dit blijkt uit een onderzoek van Gartner (document beschikbaar voor klanten). Een verrassend groot aantal programma- en projectmanagers heeft nog nooit een RACI-model gebruikt. Vaak hebben ze geen idee hoe gemakkelijk dit model werkt en dat het van grote toegevoegde waarde kan zijn. Daarom vind je in dit artikel een uitleg over dit unieke model en een voorbeeld van een RACI model dat je kunt downloaden.
Wat is een RACI-model?
Het RACI-model is een matrix waarmee de rollen en verantwoordelijkheden van verschillende personen binnen een project worden weergegeven. Met het RACI-model heb je tijdens een project perfect overzicht van alle deelnemers aan het desbetreffende project. Op die manier is voor steeds voor iedere betrokkene duidelijk wat zijn of haar individuele verantwoordelijkheden zijn. In de matrix staan op de horizontale as de namen en rollen van de deelnemers, terwijl de verticale as vermeldt wat de resultaten, taken en processen zijn. Bij iedere combinatie naam/functie en resultaat/taak/proces wordt de letter R, A, C of I ingevuld. Op die manier creëer je binnen je organisatie of bedrijf een duidelijk overzicht wie bij welk resultaat, taak of proces betrokken is. Dit voorkomt heel wat onduidelijkheid en zorgt ervoor dat mensen beter met elkaar (gaan) samenwerken.
Wat betekent de afkorting RACI?
Het begrip RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Ieder project krijgt te maken met een dit viertal kenmerken die we hieronder aan je toelichten:
- Responsible (Verantwoordelijk): dit gaat over de persoon die de taak uitvoert. Hij of zij legt verantwoording af aan de eindverantwoordelijke (Accountable);
- Accountable (Eindverantwoordelijk): deze persoon is eindverantwoordelijk voor het voltooien van een of meerdere projecttaken. Aan de eindverantwoordelijke wordt dus verantwoording afgelegd en hij of zij keurt een taak af of goed;
- Consulted (Geraadpleegd): aan deze persoon wordt vooraf om advies gevraagd. Hij of zij moet goedkeuring of input leveren bij een bepaalde taak in het project;
- Informed (Geïnformeerd): deze persoon wordt geïnformeerd over de beslissingen in de voortgang in het proces of project. Deze persoon kan het resultaat van de taak natuurlijk niet beïnvloeden.
Voordelen RACI-matrix
Het invullen van een RACI-matrix met alle betrokkenen levert je organisatie of bedrijf allerlei voordelen op. We zetten ze voor je op een rij:
- Er ontstaat helderheid over de rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen;
- Er is sprake van meer draagvlak bij alle betrokkenen die deelnemen aan het project;
- Veel onnodige werkzaamheden worden voorkomen, want het is duidelijk wie wat doet;
- Binnen het team wordt er beter met elkaar samengewerkt, want er is in één oogopslag terug te vinden wie welke taak uitvoert.
RACI-model voorbeeld
Ben je als programma- of portfoliomanager verantwoordelijk voor de programma- en projectleiding? Dan kan een RACI-model voorbeeld je zeker verder helpen.
Hoe maak je een RACI-matrix en waar moet je op letten?
Met een RACI-model schep je meer duidelijkheid in een wirwar van rollen. Uiteraard pak je dit zorgvuldig aan. Ga je aan de slag met het in kaart brengen van een proces en de rollen die daarbij horen? Met een paar praktische tips pak je dit op de juiste manier aan:
- Creëer helderheid en overeenstemming omtrent de verschillende rollen en taken die daarbij horen;
- Vul altijd eerst een R per activiteit in, want een activiteit zonder R bestaat niet;
- Start na de R met het invullen van de A;
- Zorg voor een goede rolverdeling tussen de R en de A;
- Houd er rekening mee dat één functie meerdere rollen kan hebben;
- Controleer altijd of een functie niet teveel R’s of A’s heeft, dit kan duiden op overbelasting;
- Je doet er goed aan om met alle betrokkenen de RACI-matrix periodiek te evalueren. Op die manier profiteert iedereen van de voordelen die een RACI-model met zich meebrengt.
De beste manier om een RACI-matrix in de praktijk te gebruiken
Het belangrijkste voordeel van het RACI-model gaat verloren als niemand er gebruik van maakt. Daarom is het belangrijk de leidinggevenden van ieder programma of project een RACI-matrix te laten invullen. Voordat er beslissingen worden genomen, is het belangrijk dat iedereen steeds het RACI-model checkt. Uiteraard is het ook relevant om betrokkenen uit te leggen waarom het belangrijk is dit model te gebruiken en te raadplegen. Een RACI-matrix maakt namelijk inzichtelijk wie op welk moment welke taak uitoefent en er verantwoordelijk voor is dat een activiteit naar behoren wordt uitgevoerd. Op die manier wordt onduidelijke communicatie voorkomen en is steeds voor iedereen helder waar hij of zij moet zijn met vragen of opmerkingen. Zo behoud je in ieder stadium van je project het overzicht.
