Succesvolle contractonderhandelingen met zakelijke softwareleveranciers hebben baat bij een goede voorbereiding, een sterk team, krachtige strategie en beslissingen op het juiste moment.
Onderhandelen over een softwarecontract is niet makkelijk, of je dat nu voor de eerste of de vijfde keer doet. Je moet nagaan of de software aan je zakelijke eisen voldoet en er ook nog voor zorgen dat de leverancier geen te hoge prijs vraagt. Je wilt ook geen gerommel met cruciale contractvoorwaarden. Onderhandelen over software is iets wat het hele team aangaat en vergt heel veel voorbereiding, een duidelijke strategie en zelfs een beetje geluk!
Contractonderhandeling over software begint of eindigt niet aan tafel bij de leverancier. De voorbereiding daarvan begint lang voordat je het verkoopteam van de leverancier ontmoet. Het is een lang proces dat weken en soms zelfs maanden aan onderzoek, gesprekken en aanvullingen vergt voordat het tot een deal kan komen. In dit artikel worden vijf stappen beschreven voor een succesvolle contractonderhandeling voor software.
1. Stel een aankoop-/onderhandelingsteam samen
Een sterk team dat je bijstaat tijdens de softwarecontractonderhandelingen en selectiefase is belangrijk om ervoor te zorgen dat je een gunstig contract ondertekent. Neem in je team mensen met diverse expertises op zodat je vanuit diverse bedrijfsonderdelen input over het selecteren van de juiste software krijgt. Neem als team een besluit over de vereiste functies, het budget, de optimale contractduur, etc.
In de tabel hieronder zie je enkele belangrijke bedrijfs-/functionele onderdelen die van je onderhandelingsteam deel zouden moeten uitmaken.
2. Voer een grondig onderzoek uit
Kom zoveel mogelijk te weten over de leveranciers met wie je onderhandelt en neem een nieuwsgierige houding aan tijdens besprekingen. Gartner heeft bevonden dat bij het overwegen van een aankoop 45% van de tijd van een B2B-inkoopgroep besteed wordt aan onderzoek (online en offline).
Met grondig onderzoek kun je het aantal geschikte leveranciers beperken op basis van hun productaanbod, kortingen en tal van andere criteria. Daarmee krijg je een beter beeld van de markt en kun je de tariefmodellen van meerdere softwareleveranciers analyseren. Dat helpt ook bij het vaststellen van de sterke en zwakke punten, marketingstrategieën, unieke verkoopargumenten, enzovoort, van de leveranciers. Lees reviews van klanten op websites van derden, zoals die van ons, om te zien wat de ervaringen van feitelijke kopers waren met verschillende leveranciers en hun producten.
Hieronder vind je een downloadbare sjabloon voor het beoordelen van leveranciers die je team kan gebruiken. Gebruik de sjabloon voor het vastleggen van productdetails voor meerdere leveranciers, geef ze een score en bepaal welke leveranciers het beste aan je eisen tegemoetkomen.
Klik hier om het Excel sjabloon voor het beoordelen van softwareleveranciers te downloaden.
3. Hanteer een flexibele onderhandelingsstrategie
Onderhandelingen draaien voornamelijk rondom drie factoren: prijs, ondersteuning en algemene voorwaarden.
Prijs
De prijs is vaak de belangrijkste factor voor de meeste kopers van software. De prijzen en kortingen op de website van leveranciers zien er misschien aantrekkelijk uit, maar wees altijd bedacht op verborgen kosten, zoals voor installatie en onderhoud, kosten voor gegevensoverdracht en servicekosten.
Spreek met de leverancier een prijs af voor de hele contractduur of voor een groot deel daarvan. Vraag om korting als het aantal gebruikers toeneemt. Onderhandel over lagere opzeggingsvergoedingen, een langere garantieperiode en lagere onderhoudstarieven. Haal je financiële team erbij voor mogelijke verborgen kosten, zoals prijsverhogingen tegen het einde van de looptijd en vergelijk producten aan de hand van de transaction costs analysis (TCA) en niet alleen op basis van de vermelde prijs.
Softwareondersteuning
Supportservices omvatten de technische ondersteuning die leveranciers bieden voor het implementeren en onderhouden van de software, zoals hulp bij de installatie, ondersteuning bij gegevensmigratie, productupdates en probleemoplossing op afstand. Onderhandel met leveranciers om deze services tegen weinig of geen kosten geleverd te krijgen. Mobiele apps, een vast contactpersoon bij de klantenservice, trainingsvideo’s en communityresources zijn enkele andere supportopties om te verkennen.
Vraag je leverancier om een duidelijk gedefinieerde SLA (service level agreement) waarin de servicegaranties voor meetwaarden zoals uptime, responstijd bij incidenten, recovery point objective (RPO) en recovery time objective (RTO) zijn omschreven. Let erop dat de SLA ook details over sancties en remedies bevat wanneer meetwaarden niet worden gehaald.
Algemene voorwaarden
Kopers maken zich vaak zorgen over de kleine lettertjes van de meeste algemene voorwaarden. Het taalgebruik is ingewikkeld met veel technisch en juridisch jargon, waardoor de inhoud moeilijk te bevatten is.
Veel bedrijven kopen SaaS-software online, zonder de algemene voorwaarden te lezen. Dat vergroot achteraf het risico op extra kosten, verlies van dataprivacy, enzovoort. Neem daarom al tijdens de fase van de software-evaluatie de algemene voorwaarden volledig door.
Dit zijn enkele algemene voorwaarden waarover je moet onderhandelen:
4. Maak een tijdsplanning van de onderhandelingen
Door een goede tijdsplanning te maken voor het onderhandelingsproces versterk je je positie. Door de onderhandelingen door te trekken naar het eind van het kwartaal of het boekjaar van de leverancier, wordt de leverancier onder druk gezet om de deal rond te krijgen en de boeken te sluiten. Gun jezelf voldoende tijd om onduidelijke punten op te helderen en ongerustheden weg te nemen voordat je je handtekening onder een contract zet.
Plan de aanpak ruim van tevoren om haast op het laatste moment te voorkomen. Begin het proces liefst 12 maanden voordat je huidige contract afloopt.
5. Zorg dat je er altijd uit kunt stappen
Wees duidelijk over wat je absoluut nodig hebt om tot een deal te komen en lever niet zomaar eisen in. Stel je erop in dat je de onderhandelingen stopzet als er niet aan jouw voorwaarden wordt voldaan. Zorg voor een haalbaar plan B, ofwel de eerstvolgende leverancier die je voorkeur heeft, en stel je in op nieuwe onderhandelingen. Soms zul je je verwachtingen moeten bijstellen of je onderhandelingstactiek of -strategie moeten aanpassen.
Oefen gesprekken totdat je het helemaal in de vingers hebt!
Het lukt misschien niet altijd om onderhandelingen succesvol af te sluiten. Door oefening en experimenteren schroef je je deskundigheid op. Hier zijn enkele tips om je onderhandelingsvaardigheden te verbeteren.
- Oefen onderhandelingsgesprekken met je personeel. Probeer alle mogelijke scenario’s uit en bepaal welke onderhandelingsstrategie het beste werkt.
- Kijk naar mensen die experts op het gebied van onderhandelen zijn. Observeer hun lichaamstaal, gezichtsuitdrukking, stem, enzovoort, en kijk wat het beste bij jou past.
- Experimenteer met modellen op basis van kunstmatige intelligentie(AI) om datagestuurde onderhandelingsstrategieën op te stellen en gedrag van leveranciers te voorspellen om de overhand te krijgen in onderhandelingen.
