Veilig bestanden versturen via internet – 3 eenvoudige oplossingen

Gepubliceerd op 4-2-2021 door Ana Infante Martinez en Quirine Storm van Leeuwen

Versturen jouw medewerkers gevoelige documenten veilig via internet? Bestanden veilig delen terwijl je vanuit huis werkt, kan een uitdaging zijn. Bekijk drie typen softwareoplossingen waarmee je bedrijfsdata kunt beschermen tegen toegang door onbevoegden.

  1. Bestandsdeling software
  2. Encryptie software
  3. VPN-software

Veilig bestanden versturen via internet

Veilig bestanden versturen

Er is nog nooit zoveel vraag geweest naar tools om data veilig te delen terwijl mensen samenwerken via internet. In de VS zijn grote bedrijven zoals Facebook en Twitter door corona al van plan om ook in de toekomst vanuit huis te blijven werken. In Nederland lijkt deze trend eveneens door te zetten.

Sommige bedrijven zijn er echter nog maar net aan gewend dat hun mensen thuiswerken. Dan is het belangrijk om je cybersecurity te versterken en gevoelige documenten die online gedeeld moeten worden, goed te beschermen. Er is inmiddels een breed scala aan IT-beveiligingsoplossingen op de markt. Kijk daarom eens naar specifieke softwaretypen en de functies die aansluiten bij jouw zakelijke behoeften.

In dit artikel nemen we drie typen software onder de loep waarmee jouw medewerkers vanaf een extern of thuisnetwerk veilig toegang krijgen tot data, en bestanden veilig kunnen delen. Met behulp van deze oplossingen kunnen bedrijven kostbare fouten op het gebied van cybersecurity proactief voorkomen. Veilig bestanden versturen, encryptie en VPN-functionaliteit zijn de drie belangrijkste facetten die we bekijken. Ook geven we aan hoe elk type oplossing de data van jouw bedrijf kan beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

Oplossing 1: software voor het delen van bestanden

File-sharing software (bestandsdeling software) biedt tools voor samenwerking waarmee teams snel en veilig informatie kunnen delen. Deze oplossingen zijn erop gericht om alle belanghebbenden vanaf elke locatie en elk device met een internetverbinding veilig toegang te verlenen.

De meeste bevatten features voor documentbeheer, toegangsbeheer en -bevoegdheden, chattools en data-encryptie. Hieronder kijken we naar twee algemene functies in file-sharing software.

Documenten monitoren met activiteitenstromen

Met realtime activiteitenstromen van gedeelde mappen kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun teams documenten op de juiste wijze beheren. Met deze functie kunnen wijzigingen in documenten en nieuwe uploads worden bijgehouden. Managers kunnen aan de hand daarvan proactief verdachte activiteiten opsporen, zoals een onbevoegde gebruiker die onverwachte wijzigingen aanbrengt in een document of bestanden met anderen deelt.

De activiteitenstroom in de afbeelding hieronder houdt bij welke wijzigingen er zijn aangebracht in documenten, door wie en wanneer. Dit is een nuttige functie voor managers die aan het hoofd staan van een groot team van medewerkers die gevoelige documenten moeten delen wanneer ze samenwerken aan projecten.

bestanden veilig delen met bestandsdeling software
Gedeelde documentmappen en realtime activiteitsstroom in Egnyte (bron)

Toegang tot documenten beheren met aangepaste opties voor delen

Veel oplossingen voor bestandsdeling bieden opties zoals aanpasbare bevoegdheden voor mappen, downloadbeperkingen en vervaldata voor toegang. In de afbeelding hieronder zie je opties voor delen en machtigingen, inclusief einddatums.

Bedrijven kunnen hiermee het risico op onbevoegde toegang verkleinen door de toegang tot gegevens proactief te beperken tot bepaalde teams en specifieke tijden. Als iemand bijvoorbeeld voor een onderzoeksproject een week lang toegang moet hebben tot een gevoelig document, kan de eigenaar van het document een vervaldatum instellen voor dat bestand.

toegang tot bestanden bepalen
Bevoegdheden en opties voor het delen van documenten in FileCloud (bron)

Oplossing 2: encryptiesoftware

De tweede oplossing voor het veilig delen van bestanden dat we nader bekijken is encryptiesoftware. Encryptie-oplossingen zijn beveiligingsprogramma’s die ongeoorloofde toegang tot content, bestanden, netwerken of applicaties voorkomen. Deze oplossingen versleutelen, converteren of verbergen data en helpen je bedrijf op die manier om gevoelige gegevens te beschermen terwijl deze via internet door verschillende teams worden gedeeld.

Encryptietools zijn vooral nuttig voor bedrijven die veel gevoelige klantgegevens via het internet delen. Deze tools bieden over het algemeen functies voor compliancebeheer, netwerkbewaking, wachtwoordbeheer en veilige dataopslag. Hieronder gaan we wat dieper in op enkele belangrijke functies.

Documenten beschermen met cybersecurity tools

Veel encryptie-oplossingen beschikken over tools die gegevens monitoren en beschermen terwijl deze online worden gedeeld, bijvoorbeeld via e-mail en documentlezers. In de afbeelding hieronder zie je een platform voor netwerkbescherming met verschillende tools, onder andere voor het volgen van netwerkactiviteit, statistieken van bedreigingen en spam, en het opruimen van malware.

Encryptie-oplossingen zijn dus bedoeld om bedrijven te helpen proactief datalekken te voorkomen en doelgerichte aanvallen te blokkeren.

endpoint security voor veilig bestanden delen online
Ingebouwde beveiligingstools in ESET Endpoint Security (bron)

Inloggegevens geheimhouden met wachtwoordbescherming

Om gevoelige data nog beter te beschermen, kan encryptiesoftware ook functionaliteit bieden voor het beveiligen van inloggegevens, zoals wachtwoorden van klanten. Wachtwoordbescherming is cruciaal, zeker wanneer medewerkers op afstand werken en verschillende netwerken en applicaties gebruiken om te communiceren met andere teams, partners en klanten.

In de afbeelding hieronder zie je verschillende beschermingsopties voor inloggegevens, zoals voor het aanmaken, regelmatig veranderen en resetten van wachtwoorden. Deze opties zijn geschikt voor managed service providers (MSP’s) en IT-teams die support bieden aan klanten of andere teams en daarbij de besturing van hun devices tijdelijk moeten overnemen. Hiermee zorg je ervoor dat wachtwoorden vertrouwelijk blijven en verklein je de cybersecurity-risico’s wanneer technici toegang nodig hebben tot verschillende soorten informatie.

wachtwoordbescherming
Beheer van wachtwoorden en inloggegevens in SolarWinds Passportal (bron)

Oplossing 3: VPN-software

Het laatste type oplossing dat we bekijken is VPN-software (Virtual Private Network). Met deze oplossingen worden versleutelde verbindingen tot stand gebracht waarmee mensen die op afstand werken, veilig toegang krijgen tot bedrijfsnetwerken.

Met VPN-software kunnen bedrijven effectief data beschermen en veilig bestanden versturen. Ze zorgen voor een beveiligde verbinding tussen de apparaten van medewerkers en een webserver, ongeacht de locatie. Deze software biedt over het algemeen functies voor anoniem browsen, dataversleuteling, beveiliging tegen DNS-lekken en een kill switch. De twee VPN-functies hieronder zijn bijzonder nuttig.

Het risico verkleinen met beveiligde netwerktoegang

Bedrijfsdata lopen risico wanneer medewerkers vanuit huis of een openbaar of niet-beveiligd netwerk gevoelige documenten openen en versturen. Door een VPN te implementeren om verbinding te maken met internet, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat gegevens veilig via internet worden gedeeld door collega’s.

Naast veilige netwerktoegang bieden VPN-oplossingen vaak ook beveiligingsanalytics, bescherming tegen bedreigingen, multi-factor authenticatie, uitgebreide roamingbescherming en andere cybersecurity-tools. In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld van een VPN-oplossing.

vpn oplossing
Veilige netwerktoegang voor ondernemingen met Cisco AnyConnect op een laptop (bron)

Data beschermen met een kill switch als het VPN uitvalt

Sommige VPN-software heeft een zogenaamde kill switch, een virtuele noodknop. Wanneer een VPN-verbinding plotseling wordt verbroken, kan de kill switch internetverkeer blokkeren totdat er weer een veilige verbinding tot stand is gebracht.

Dit voegt een extra beveiligingslaag toe voor medewerkers die met een VPN werken en die vaak gevoelige informatie via internet moeten verzenden. Beheerders kunnen de werking van de kill switch aan de specifieke behoeften van hun bedrijf aanpassen door voorkeuren in te stellen, zoals in de afbeelding hieronder.

network lock vpn
Voorkeuren voor de kill switch-functie Network Lock van ExpressVPN  (bron)
Bekijk hier verschillende VPN-softwareoplossingen

Volgende stappen voor een sterkere cybersecurity

Thuiswerken was al in opkomst voordat de coronapandemie in volle hevigheid toesloeg. In het afgelopen jaar zagen veel bedrijven over de hele wereld zich echter gedwongen om op die manier te gaan werken, ook bedrijven die hierop nog niet voorbereid waren.

Je hebt nu gezien dat er verschillende typen software zijn die uiteenlopende functies bieden om bedrijfsgegevens te beveiligen terwijl medewerkers documenten delen via internet. Om ongeoorloofde toegang of andere cybersecurity-bedreigingen te voorkomen, moeten bedrijven softwareoplossingen implementeren of blijven gebruiken die aansluiten bij hun specifieke behoeften.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan oplossingen voor bestandsdelingencryptie en VPN.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel