38% werknemers bevestigt gebruik employee monitoring software – Baas is positief, medewerkers wantrouwig

Stel je eens voor dat jouw baas software gebruikt om te volgen wat jij allemaal op je werklaptop doet. Dan kan hij dus jouw slackgesprekken lezen, je e-mails bekijken, je internetgeschiedenis inzien of op afstand zelfs een screenshot maken van je scherm. Dit scenario klinkt misschien onrealistisch. Op deze manier werknemers controleren klinkt kinderachtig en druist in tegen de Nederlandse arbeidscultuur. Toch worden medewerkers in ons land wel degelijk digitaal begluurd. Sinds corona zelfs steeds meer.

Voor veel organisaties ontstond dit jaar een volledig nieuwe situatie waarin er veel vanuit huis moest worden gewerkt. Hierdoor zoeken leidinggevenden naar nieuwe manieren om vat te houden op de dagelijkse werkzaamheden van hun medewerkers. Zogenoemde employee monitoring software biedt uitkomst. Met deze software kunnen werkgevers in detail bijhouden en controleren wat hun medewerkers allemaal uitvoeren.

Getapp onderzocht het gebruik van employee monitoring software in het midden en kleinbedrijf in ons land. We bekeken de gevolgen van het gebruik van ‘spionagesoftware’ voor de relaties op de werkvloer, voor de arbeid zelf en voor de privacy van medewerkers. 

Aan dit onderzoek deden 1230 full-time en part-time werkenden mee. De volledige onderzoeksmethodologie staat onderaan het artikel.

Om te beginnen is het belangrijk om duidelijk te maken wat monitoring software precies is en wat de regels voor gebruik zijn.  

Wat is employee monitoring?

Employee monitoring is het volgen van de werkzaamheden van medewerkers. Dit gebeurt door gegevens op te halen die door werknemers zijn gegenereerd op bedrijfsapparatuur (computers of applicaties). Hiervoor wordt zogenoemde employee monitoring software gebruikt. Video-opnames van de werkplek of audio-opnames vallen ook onder monitoring.  

Employee monitoring software kan voor verschillende doeleinden worden ingezet: 

• Om de individuele of teamproductiviteit te meten en verbeteren.
• Om medewerkers te controleren.
• Om basis HR-taken uit te voeren.
• Om de veiligheid van bedrijfsmiddelen te waarborgen.

Hieronder staan de verschillende functionaliteiten van employee monitoring software kort toegelicht:

1. Computeractiviteit en internettoegang – welke websites er worden bezocht en hoelang. Met een pop-up kan de werkgever zijn personeel waarschuwen als deze op een niet- werkgerelateerde site zijn tijd zit te verspillen. 
2. Actieve versus niet-actieve tijd – bijvoorbeeld door te kijken naar het aantal muisbewegingen of toetsaanslagen van een werknemer.
3. Aanwezigheidsregistratie – het tijdstip van in- en uitloggen, aanwezigheid en ziekteverlof.
4. Digitale communicatie – het meelezen van zakelijke e-mails, het bekijken van chatlogs of videoconferenties.
5. Tijdmanagement –  het bijhouden van de tijdsbesteding van werknemers (hoe lang ze bepaalde documenten bewerken/hoeveel tijd ze aan bepaalde taken besteden).
6. Locatietracking – bijvoorbeeld GPS tracking voor een optimale routeplanning voor koeriers.
7. Het opnemen van audio- en telefoongesprekken – bijvoorbeeld voor kwaliteitscontrole in de klantenservice.
8. Werkplekbewaking – bijvoorbeeld video-opnames van de werkplek, screenshots van het computerscherm van medewerkers.
9. Social media gebruik – gebruik van persoonlijke en zakelijke accounts. 
10. Workloadbeheer – actielijsten, werkschema, doelen en KPI’s.
11. Gezondheid en welzijn –  draagbare technologieën om het fysieke welzijn te volgen.

Is employee monitoring toegestaan?

Volgens privacywaakhond Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is het controleren of monitoren van werknemers niet verboden, maar er gelden vrij strikte voorwaarden. Zo mag het niet in het geheim gebeuren en moeten medewerkers van het gebruik van deze software op de hoogte worden gesteld vóór die wordt ingezet. Als er een ondernemingsraad is moet die ook toestemming geven. En als de software eenmaal gebruikt wordt, moet er uiteraard aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) worden voldaan.

Monitoring mag alleen als er een gerechtvaardigd belang is

Verder moet de controle noodzakelijk zijn en mag het alleen als de reden voor het gebruik zwaarder weegt dan de redelijke verwachting van privacy van werknemers . Om dit te bepalen moet er een proportionaliteitstoest, een zogenoemde Data Protection Impact Assesment (DPIA), worden uitgevoerd. Veel van de functionaliteiten van monitoring software, zoals cameratoezicht, locatietracking, het controleren van internetgebruik, e-mail of profilering staan namelijk op de lijst van soorten gegevensverwerkingen waarvoor een DPIA (Data Protection Impact Assesment) verplicht is. Een DPIA biedt werkgevers een manier om vooraf een afweging te maken tussen de eigen legitieme belangen en de privacybelangen van werknemers. 

Employee monitoring gebruik Nederland in cijfers

Uit ons onderzoek blijkt dat 38% van de ondervraagde werknemers in een bedrijf werkt dat gebruik maakt van monitoringinstrumenten voor werknemers. Voor 22% is dat pas recentelijk, hun werkgever heeft de software geïmplementeerd tijdens de coronapandemie. Doordat er door corona op grote schaal vanuit huis gewerkt moest worden, zochten leidinggevenden naar manieren om vat te houden op de werkzaamheden van hun personeel. Met monitoring software met vergaande functionaliteiten voor het controleren van de werknemersactiviteit hopen bedrijven een oogje in het zeil te houden.

  Van deze groep respondenten waarvan het bedrijf monitoring software gebruikt, zegt 31% dat zij degene zijn die werknemers monitoren, maar zelf niet gemonitord worden. De rest (69%) wordt zelf gemonitord.

Monitoring en de invloed op de kwaliteit van de arbeidsrelatie

In ons land is de arbeidsrelatie vooral gebaseerd op vertrouwen. Van managers wordt een ondersteunende rol verwacht. Ongezien meekijken past hier niet bij en schaadt het vertrouwen is de mening van de meerderheid van alle respondenten die meededen aan het onderzoek. 

Ook het ethische vraagstuk baart een kwart van de respondenten zorgen. Een bredere discussie ligt hieraan ten grondslag, namelijk hoe verantwoord het is om data in te zetten om mensen te doorgronden of voorspellingen te doen over hun gedrag of kunnen. Nu er steeds meer datagedreven wordt gewerkt zouden organisaties rekening moeten houden met de gevolgen van hun databeleid op de arbeidsrelatie. Bedrijven zouden er goed aan doen om ethische principes te formuleren die bij de cultuur van het bedrijf passen, deze te communiceren aan hun medewerkers en daar ook toezicht op te houden bij het maken van datagedreven besluiten. 

Werknemers staan best open voor vormen van monitoring waar ze zelf ook bij gebaat zijn

Niet alle soorten monitoring zijn even invasief of privacygevoelig. Zo is er weinig bezwaar tegen het bijhouden van aanwezigheid of in- en uitlogtijden, maar heel veel bezwaar tegen werkplekmonitoring met video-opnames of het nemen van screenshots van het scherm van medewerkers. Locatietracking en het controleren van persoonlijke berichten op social media wordt ook door de meerderheid als zeer onaangenaam beschouwd. 

De drie soorten monitoring waar het minste bezwaar tegen is, zijn die waar werknemers zelf ook gebaat bij zijn: het beheren van de werkbelasting, de tijd die aan taken wordt besteed en het registreren van gezondheids- en welzijnsparameters. 

Dit zijn echter precies de drie vormen van monitoring die het minst door werkgevers worden gebruikt, blijkt uit de antwoorden van de ondervraagde leidinggevenden die employee monitoring software gebruiken.

E-mails, chatlogs, welke websites er allemaal bezocht zijn, werkplekcontrole en het opnemen van audiogesprekken, het wordt allemaal gedaan. Werkgevers gebruiken monitoring tools dus duidelijk als instrument ter controle van werknemers en minder als instrument ter verbetering van de werknemerservaring, terwijl dat de acceptatie van deze technologie juist ten goede zou komen.

66% leidinggevenden ziet vooral positieve effecten monitoren

Leidinggevenden zijn enthousiast over de inzet van monitoringtechnologie. 66% van de ondervraagde leidinggevenden vindt employee monitoring positief voor het bedrijf en 65% krijgt meer vertrouwen in hun werknemers door het gebruik van de tool. 65% is dan ook van plan om de komende jaren in deze software te blijven investeren.

De voordelen die zij zien in het gebruik van deze technologie zijn:

Gebruikers vragen zich wel af wat het effect is van monitoring op het personeel. 31% maakt zich bijvoorbeeld zorgen of medewerkers zich onder druk voelen gezet om meer uren te maken, of minder pauzes te nemen als ze weten dat ze gemonitord worden. Uit het onderzoek blijkt dit echter niet het geval. Gemonitorde werknemers voelen zich niet minder prettig dan niet gemonitorde werknemers om de pauzes te nemen waar ze recht op hebben. Ook is het niet zo dat ze minder hun eigen dingen durven te doen tijdens werktijd dan werknemers die niet gevolgd worden.

Bijna een derde van de leidinggevenden is bezorgd over de mate van inbreuk op de privacy van hun werknemers, regelgeving en de invloed op het vertrouwen.     

Monitoring en privacygevoeligheid

De zorgen van leidinggevenden over de privacy zijn gegrond, want 60% van de ondervraagde werkenden vindt dat monitoring een inbreuk op hun privacy is. Monitoring tools kunnen gevoelige gegevens verzamelen, waaronder locatiegegevens, e-mailcommunicatie, video-opnames van de werkplek, het aantal muisbewegingen of toetsaanslagen. De privacy kan hierdoor onder druk komen te staan.

Monitoren veroorzaakt ook onzekerheid omdat veel werknemers niet weten waarvoor de over hun verzamelde gegevens worden gebruikt (29%). Zo kunnen er zorgen zijn of de metingen worden gebruikt voor profilering of om beslissingen te nemen over promoties of contractverlenging bijvoorbeeld. Transparantie hierover is dus van groot belang en de basis van vertrouwen. 

Meer dan de helft van de gemonitorde werknemers is echter niet (helemaal) goed geïnformeerd over hun rechten

• 43% van de werknemers die wordt gemonitord is goed geïnformeerd over hun rechten en ingelicht over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. 
• 40% is deels geïnformeerd, maar zou graag meer informatie willen. 
• 17% is niet geïnformeerd over hun rechten.

n=296

Omdat het gebruik van deze vergaande registratietools bijna instinctief op weerstand stuit, is goed informeren over privacy en gebruik een must. Als werknemers weten waarvoor hun gegevens worden gebruikt en welke rechten zij hebben om zelf controle te houden over hun persoonsgegevens, dan zullen ze zich minder zorgen maken en minder wantrouwig zijn. 

Onder de rechten van betrokkenen vallen bijvoorbeeld het recht op inzage, het recht op beperking van de verwerking van gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluitvorming. 

53% gemonitorde werknemers hekelt deze praktijk

De hamvraag is hoe werknemers het vinden dat hun managers ongezien meekijken. Ruim de helft van de ondervraagde werknemers die gemonitord wordt heeft het liever niet.

Zij vinden onder andere dat het een inbreuk is op hun privacy (48% van de gemonitorde respondenten vindt dit) en dat het een negatief effect heeft op het vertrouwen tussen henzelf en hun werkgever (41%). Bovendien tast het het moreel aan (35%).  

32% accepteert het gebruik van monitoring software

Bijna een derde van de gemonitorde respondenten heeft echter geen moeite met het feit dat ze gemonitord worden en zou er zelf ook voor kiezen. Ook al maken ook zij zich in bijna dezelfde mate als de groep hierboven zorgen over hun privacy en de legitimiteit, ervaren ze nauwelijks negatieve effecten op het moreel (16%), voelen er ook niet veel meer stress door en hun vertrouwen wordt er ook minder door geraakt (34%). 

Deze groep beschouwt het feit dat werkgevers inzicht krijgen in goed en slecht presterende medewerkers eerder een belangrijk voordeel (42% van deze groep vindt dit). De software levert concreet bewijs dat zij hun werk gedaan hebben, iets wat het vertrouwen juist ten goede komt nu er zo veel vanuit huis wordt gewerkt. Bovendien zorgt de software er ook voor dat overuren geregistreerd worden en dus uitbetaald kunnen worden (31% van deze groep ziet dit als voordeel).

Monitoring wordt door de meeste gemonitorde werknemers als positief gezien voor hun organisatie

Ook al wil de meerderheid van de gemonitorde respondenten liever niet gemonitord worden als ze de keuze hadden, toch denkt 52% wel dat de software (enigszins) positief is voor hun organisatie. Dit in tegenstelling tot de respondenten die niet gemonitord worden, waarvan de meerderheid (56%) denkt dat het (enigszins) negatief is voor de organisatie. 

De voordelen van monitoring volgens de gemonitorde werkenden zijn:

• Werkgevers krijgen meer inzicht in de dagelijkse zakelijke activiteiten (43%). 
• Fouten kunnen op tijd ontdekt worden voordat ze escaleren (40%). 
• Het wordt zichtbaar wie er goed of slecht presteert (40%).

Als belangrijkste voordelen voor henzelf noemen de respondenten dat:

• de software ze kan helpen efficiënter te werken (28%).
• het bijhouden van werktijden ervoor zorgt dat ze nooit onderbetaald worden. 
• managers meer zicht krijgen op de werkbelasting waardoor taken beter verdeeld kunnen worden. 

In tegenstelling tot de leidinggevenden, blijft 28% toch te twijfelen of deze technologie nou wel zo positief is en denkt 20% dat het (enigszins) negatief is. Voor meer acceptatie is het nodig dat werkgevers ook de voordelen voor de individuele werknemer benadrukken en niet alleen voor de organisatie.

Monitoring en de invloed op de kwaliteit van het werk

De volgende vraag is of monitoring software tot resultaat heeft dat medewerkers harder gaan werken. De meerderheid (41%) van de gemonitorde respondenten zegt dat het gebruik van deze technologie geen invloed heeft op hoe hard ze werken, maar bijna een derde (32%) van de gemonitorde werkenden gaat er wel harder door werken. Toezicht en controle heeft dus voor bijna een derde van de gemonitorde werknemers toch enigszins een positief effect op hun discipline. 

27% van de gemonitorde werknemers gaat er echter juist minder hard door werken. Zo’n infantiliserende houding vanuit de werkgever roept bij deze groep juist verzet op. 

Zoals Diederik Diercks, Directeur Result Mediation in het AD al zei ,,Het is een soort ouderschap. Dan is de reactie van de werknemers dat ze zich als kind gaan gedragen, sommige zullen zich tegen je gaan verzetten.” 

Anderzijds kan het ook betekenen dat werknemers, door het meten van bepaalde concrete aspecten van hun werk, daarnaar gaan handelen en zich te veel op dat aspect gaan focussen waardoor de kwaliteit van hun werk als geheel juist vermindert. Denk bijvoorbeeld aan callcentermedewerkers wiens productiviteit wordt gemeten in het aantal afgehandelde telefoontjes in een bepaald tijdsbestek. Dit kan leiden tot kwalitatief minder goed werk en  stressvolle medewerkers. 

Belangrijkste conclusies over het monitoren van werknemers

Enfin, uit ons onderzoek blijkt dat het monitoren van werknemers een negatief effect heeft op de arbeidsrelatie. Leidinggevenden krijgen er dan wel meer vertrouwen door in hun personeel, maar voor het personeel voelt het als een teken van wantrouwen. De sleutelwoorden voor het gebruik van monitoring zijn:

• legitieme noodzaak – alleen dan mag het.
• transparantie – duidelijke communiceren welke gegevens en waarvoor ze worden gebruikt om onzekerheid en wantrouwen te voorkomen.
• ethische principes van gebruik van verworven gegevens formuleren en respecteren.
• de wederzijdse voordelen van monitoring benadrukken, zowel voor de individuele werknemer als de organisatie.