Bedrijfsproces optimalisatie: minimale kosten, maximale output

Gepubliceerd op 6-11-2020 door Quirine Storm van Leeuwen

Flexibel inspelen op veranderingen is een must, anders raak je achterop en verlies je marktaandeel en klanten. Nieuwe inzichten, technieken, software, eisen uit de markt en wet- en regelgeving vereisen een snelle reactie. Bedrijfsprocessen worden hierdoor regelmatig aangepast en uitgebreid, met als gevolg dat langzaam de integratie uit het oog wordt verloren. BPM-software reikt de helpende hand bij het beheren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Zo wordt overzicht en inzicht gerealiseerd en kan snel op nieuwe omstandigheden worden ingespeeld.

bedrijfsproces optimalisatie aanpak

De digitalisering van het bedrijfsleven heeft onlangs een flinke boost gekregen. Dit was mede het resultaat van een snelle reactie op de COVID-19 pandemie. Volgens een recent onderzoek van AccountantWeek heeft tweederde van de Nederlandse organisaties hun bedrijfsprocessen gedigitaliseerd.

Wat is bedrijfsproces optimalisatie?

Bij het optimaliseren van de bedrijfsprocessen worden alle processen continu tegen het licht gehouden en worden datagedreven besluiten genomen om processen eventueel aan te passen, te vervangen voor nieuwe processen of te elimineren. Een hele klus, die met BPM tools beheersbaar blijft.

Optimalisatie van de bedrijfsprocessen zorgt dat alle radartjes netjes in elkaar grijpen, waardoor processen efficiënter verlopen, verspilling wordt voorkomen en financieel voordeel te behalen valt. Maximale output tegen minimale kosten en een verbetering van employee en customer experience is het gevolg.

5 veelvoorkomende problemen bij optimalisatie van bedrijfsprocessen

  • Door een jarenlange routine is het vaak moeilijk de vinger op de zere plek te leggen en de onderliggende oorzaak van een knelpunt aan te pakken. Wees hierop bedacht.
  • Veranderingen roepen weerstand op. Communiceer duidelijk binnen de onderneming wat procesoptimalisatie inhoudt, wat het gemeenschappelijk doel is en creëer betrokkenheid.
  • Neem niet teveel processen tegelijk onderhanden als je start. Beter één goed geïntegreerd project dan vijf (tijdelijke) ‘patches’.
  • Continuïteit is belangrijk. Zorg dat de optimalisatie van de bedrijfsprocessen een continu proces is. Hierdoor is het tijdsbeslag relatief klein en kan er blijvend snel en flexibel gereageerd worden op veranderende omstandigheden. Het voorkomt tevens dat men terugvalt in oude gewoontes.
  • Bedrijfsprocessen betreffen niet enkel operationele processen, maar ook besturende en facilitaire processen. Houd dit in gedachten.

Procesoptimalisatie: hoe pak je het aan?

Het begint met de inventarisatie van processen. Dit is tevens de stap waar de meeste tijd in geïnvesteerd wordt (ongeveer 80%). Begin met een aantal eenvoudige basisvragen als: wat zijn belangrijke functies van de afdeling, wat is hun doel en welke stappen worden genomen om de functies uit te voeren? Zo krijg je een gedetailleerd beeld van de processen.

De volgende stap is het lokaliseren van mogelijke verspillingen. Duurt een bepaalde stap in het proces erg lang, of zijn er veel (overbodige) acties nodig om een stap af te ronden? Hier kan input vanaf de werkvloer voor frisse inzichten zorgen. Werknemers kunnen vaak goed aangeven met welke werkzaamheden veel tijd verloren gaat.

Optimalisatie en integratie van de verschillende processen is tenslotte de laatste stap. Dit kan soms door verrassend eenvoudige maatregelen te implementeren. Automatiseer zaken die eenvoudig te automatiseren zijn. Denk bijvoorbeeld aan een workflow management systeem voor compliance van de procedures en wellicht verschillende (cloud)applicaties voor verschillende processen.

Gebruik van big data en process mining

Ondernemingen bezitten heel veel data, opgeslagen in de vorm van computertransacties en gegevens. Deze data bevat veel informatie welke gebruikt kan worden voor analyse van de processen. Big data wordt gebruikt voor de analyse van deze gegevens, zoals bijvoorbeeld het aantal verkooporders in een periode, waardoor seizoenspatronen te herkennen zijn.

Computertransacties krijgen een time-stamp en worden geregistreerd. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke processen een verkooporder doorloopt, van invoer van de order tot uitlevering en hoelang elk proces in beslag neemt. Process mining analyseert deze event-data. Hierdoor kunnen datagedreven inzichten worden verkregen voor innovatie en het bepalen van de strategie.

Softwaretools voor optimalisatie van de bedrijfsprocessen

Vroeger werd vaak naar een totaaloplossing gezocht. Tegenwoordig wordt veel gebruik gemaakt van losse applicaties welke veelal in een cloud platform (iPaas) integreren tot één business-informatiesysteem. Zo kan snel en flexibel op specifieke omstandigheden worden ingespeeld.

iPaaS platform

Wordt er gebruik gemaakt van diverse applicaties voor verschillende functionaliteiten, dan is integratie tussen alle verschillende applicaties, zowel in de cloud als on-premise, een eerste vereiste. Een iPaaS-platform biedt vaak vele mogelijkheden voor integratie van lokale toepassingen en cloud-gebaseerde toepassingen en is volledig schaalbaar.

ontwerpen cloudgebaseerd toepassingsintegraties
Ontwerpen van cloudgebaseerde of lokale toepassingsintegraties met Boomi (bron).

Integratie software

Er bestaan veel specifieke applicaties welke slechts één enkel proces faciliteren, zoals bijvoorbeeld het onderhouden van contactgegevens. Deze applicaties synchroniseren realtime de gegevens tussen de verschillende cloud applicaties, zodat alle applicaties die van de gegevens gebruik maken realtime een update van de gegevens ontvangen.

Integratiesoftware
Integratievoorbeeld in PieSync (bron)

BPM-tools

Om de optimalisatie van bedrijfsprocessen te ondersteunen, volgen en beheren zijn BPM-applicaties beschikbaar. Hierin vindt alle informatie en communicatie betreffende een project plaats. Geen losse notities, documenten, e-mails of ‘bijpraat vergaderingen’ over de stand van zaken. Iedereen met toegang tot het systeem kan direct de voortgang van een project online volgen.

volgen voortgang van een project online
Werkbeheer in Asana (bron)

Rapportage is natuurlijk zeer belangrijk. Duidelijke overzichten met informatie waar je wat mee kunt. Standaardrapportages zijn makkelijk als met een nieuwe applicatie gestart wordt, maar kies voor een BPM applicatie waar custom rapporten gemaakt kunnen worden, zodat jouw KPI’s gerapporteerd worden.

Bedrifsproces optimalisatie tools om prestaties van toepassingen te controleren
Het uitvoeren van oorzaakanalyse om de prestaties van toepassingen te controleren in Germain APM (bron)
Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan BPM-software.

De in dit artikel getoonde toepassingen zijn voorbeelden om een functie in de context te tonen en zijn niet bedoeld als goedkeuringen of aanbevelingen. Ze zijn verkregen uit bronnen die ten tijde van de publicatie betrouwbaar werden geacht.


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel