De Top 10 FMIS-systemen – Facility management informatiesystemen vergeleken 

Gepubliceerd op 16-9-2020 door Quirine Storm van Leeuwen

Facilitair management omvat een breed scala aan ondersteunende diensten. Van onderhoud aan de gebouwen tot het verzorgen van de catering, alles komt op het bord van de facilitair manager terecht. Met de 1,5 meter samenleving gaat het facilitair management een uitdagende tijd gemoed, maar met de juiste fmis-systemen kunnen vele uitdagingen het hoofd worden geboden.

Volgens de NFC Index® Kantoren zijn de facilitaire kosten in 2019 ongeveer op hetzelfde niveau als 2018 uitgekomen. Een mooi resultaat, maar met de nieuwe 1,5 meter samenleving is het nog maar de vraag of dit resultaat zich in 2020 zal herhalen. Met het juiste facilitair management informatiesysteem (fmis) heb je inzicht in en controle over de facilitaire kosten voor de komende jaren.

Top 10 FMIS systemen

Hoe kies je een facilitair management informatiesysteem?

Geen bedrijf is hetzelfde en elke onderneming zal zo zijn specifieke regels, wensen en behoeften hebben. Er zijn een paar algemene vragen die je kunt beantwoorden, want eisen, wensen en doelstellingen moeten duidelijk zijn alvorens een keuze te maken.

  • Waarom is er een wens om naar een FMIS-systeem opzoek te gaan? Wat zijn momenteel de problemen?
  • Wordt er gezocht naar een oplossing voor een enkel onderdeel van de onderneming of is een geïntegreerde totaaloplossing gewenst?
  • Welke management info/rapportages heb je nodig om te sturen?
  • Zijn er projecten onder beheer op verschillende locaties, bijvoorbeeld parkeergarages, of wordt er een facility management tool gezocht voor één locatie?
  • Wil je op afstand de technische staat van de infrastructuur kunnen monitoren en indien nodig corrigeren gebruikmakend van IoT?
  • Wil je een on-premise of cloudoplossing?

Bedenk ook dat het fmis-systeem flexibiliteit moet bieden en met de onderneming mee moet groeien. En “last but not least”: de relatie met een leverancier is waarschijnlijk voor de lange termijn; dus zorg dat je je er goed bij voelt. Een goed begin is het halve werk!

De 10 top FMIS-systemen in Nederland

Heb je duidelijk voor ogen waar je naar op zoek bent? Dan kun je beginnen met het selecteren van de juiste tool. In deze top 10 FMIS-systemen vind je de meest gezochte FMIS-systemen in Nederland. Alle tools beschikken over de basisfunctionaliteiten van facilitair management software: onderhoudsbeheer, werkplekbeheer, reserveringen van (vergader)ruimtes en rapportage. De tools zijn cloudgebaseerd en voldoen aan de ISO 27001-norm.

  1. Axxerion (onderdeel van Spacewell)
  2. Facilitor
  3. Facility 2 (Wish FMIS)
  4. Famas (Fame FMIS)
  5. FM-systems
  6. Myprequest
  7. Planon (Universe)
  8. Spacewell (MCS)
  9. TOPdesk
  10. Ultimo

1. Axxerion

facilitair management informatiesysteem axxerion
Contractbeheer in Axxerion (bron)

Axxerion is onderdeel van Spacewell. Het platform, dat onderhoudsbeheer (CMMS), werkplekbeheer (IWMS) en contractbeheer (CLM) biedt is in gebruik bij meer dan 400 bedrijven over 20 landen verspreid. Rabobank, Danone en Veiligheidsregio Haaglanden mogen zij onder andere tot hun klanten rekenen. Axxerion biedt ook IoT-toepassingen. De software kan workflows triggeren, voor bijvoorbeeld reparatie of schoonmaak, aan de hand van sensorgegevens. Het is modulair opgebouwd, dus je betaalt enkel voor wat je gebruikt. Prijzen staan niet op de website, maar zijn op aanvraag bij de leverancier; een gratis demo is mogelijk.

Goed om te weten:

  • Work Assistant kan ook met Axxerion worden gebruikt. Servicemedewerkers ontvangen hun opdrachten direct op de app (tablet) en melden het werk gereed als de job klaar is.
  • Spacewell is een PropTech bedrijf, gespecialiseerd in slimme IoT-oplossingen voor “slimme” gebouwen.

Meer informatie

2. Facilitor

werkplekbeheer in fmis Facilitor
Werkplekbeheer in Facilitor (bron)

Facilitor uit Enschede heeft een volledig cloudgebaseerd FMIS dat uit 36 modules bestaat. Met ruim 32 jaar ervaring en meer dan 260.000 gebruikers is het bedrijf een goede bekende in de branche. Hoge School Leiden, de NS en het WTC Amsterdam mogen zij tot hun klanten rekenen. Facilitor startte als een van de eersten met een SaaS-oplossing voor facility management. Je kunt klein beginnen en gecontroleerd uitbreiden. Met de module Crossdomain zie je overzichten uit verschillende Facilitor-omgevingen bij elkaar. Handig als je meer vestigingen hebt. Prijzen worden niet op de website vermeld; er kan wel een demo worden aangevraagd.

Goed om te weten:

  • De Mareon-module is een platform waar opdrachtgevers en opdrachtnemers samenkomen en direct opdrachten, facturen en bestellingen automatisch uitwisselen tussen hun administraties. Momenteel zijn ruim 600 bedrijven aangesloten.
  • Goede integratiemogelijkheden: FMIS Facilitor is al met meer dan 2.500 andere systemen gekoppeld.

Meer informatie

3. WISH FMIS van Facility2

rapportage in FMIS-systemen
Rapportage in Wish (bron)

Facility2, oftewel Facility Kwadraat, uit Den Bosch brengt de facility management tool WISH op de markt, welke gericht is op vastgoedbeheer. Met 25 jaar ervaring en klanten zoals de Gemeente Utrecht, Center Parks en Wanzl retail & shop solutions, is het een ervaren zakenpartner. FMIS WISH bestaat uit 15 modules, waaronder modules Veiligheid, Legionella-preventie en Toegangsbeheer. Je kunt de implementatie beginnen met de voor jou belangrijkste modules. API’s maken koppelen met andere softwaresystemen mogelijk. FMIS WISH is alleen beschikbaar als SaaS-oplossing. De licentie is inclusief onderhoud, updates en upgrades, back-ups en hosting. Licentiekosten worden per gebruiker berekend. Prijs op aanvraag bij leverancier.

Goed om te weten:

  • Functioneert op PC, laptop, tablet en smartphone, dus 24/7 en overal toegang tot de gegevens.
  • De module Vastgoedrekenen van WISH bezit een krachtige rekenfunctie, waardoor losse spreadsheets overbodig worden!

Meer informatie

4. Fame FMIS

FMIS Fame
FMIS-systeem van Famas (bron)

Het Nederlandse FMIS-systeem Famas is leverancier van de tool FAME FMIS. Fame bestaat uit 28 modules, waaronder Wagenparkbeheer, Bezoekersregistratie en Sleutelbeheer, maar is al operationeel met de basismodules. “Keep it simple” is het motto met ‘recht toe recht aan’ functionele schermen. FAME heeft implementaties in alle sectoren: bij nationale en lokale overheden (o.a. Ministerie van Justitie en Gemeente Rotterdam), de vastgoedsector, culturele organisaties en theaters (o.a. LUX theater Nijmegen). FAME is modulair gebouwd rond een centrale database; aangesloten modules integreren met elkaar. FAME is geschikt voor het beheren van projecten op verschillende locaties. API’s koppelen deze FMIS-tool aan bestaande software binnen de onderneming. FAME is een cloudoplossing. Demo en prijs op aanvraag bij leverancier.

Goed om te weten:

  • Gebruikers kunnen in beperkte mate het eigen scherm customizen (o.a. taal, lettergrootte en kleur, achtergrondkleur).
  • Fame is webbased, maar kan ook lokaal op het intranet van de onderneming functioneren.

Meer informatie

5. FM:systems

facility management tool
Ruimtebeheer in FM:systems (bron)

Het Amerikaanse FM:systems levert een totale werkplekoplossing voor alle sectoren. Het Europese hoofdkantoor staat in Londen. FM:systems heeft meer dan 1.400 implementaties in 80 verschillende landen. FM:systems maakt gebruik van IoT met onder andere bezettingssensoren. Empirische sensorgegevens informeren je bijvoorbeeld over het aantal bezette werkplekken of ingebruik zijnde vergaderzalen. Er zijn 3 hoofdmodules: Workplace Management, Workplace Analytics en Employee Experience met elk hun eigen features. Prijs op aanvraag.

Goed om te weten:

  • Wereldwijd heeft het bedrijf al meer dan 250.000 sensoren met haar software verbonden.
  • Omgevingssensoren worden gebruikt en gekoppeld met het FMIS om veilige werkplekken te garanderen.

Meer info

6. myPrequest

top fmis-systemen Nederland
Werkorder in Myprequest (bron)

myPrequest is het facility beheersysteem van Prequest uit Den Bosch, leverancier van “space & facility” software sinds 1988. Prequest richt zich op de vastgoedmarkt en heeft haar klanten voornamelijk in het onderwijs, de overheid en de zorgsector. Het is een cloudbased oplossing, dus je kunt altijd en overal over de gegevens beschikken. myPrequest heeft een self-service module, zodat gebruikers van het systeem de mogelijkheid hebben zelf oplossingen te zoeken. Met de Field Service app heeft iedereen direct inzicht in de werkorders. Een Demo is mogelijk, prijs op aanvraag.

Goed om te weten:

  • Voor rapportagedoeleinden zijn gegevens uit andere systemen in te voeren en te bewerken met de Prequest Building Blocks rapportagemodule.
  • Prequest kan helpen bij het maken of up-to-date houden van je CAD tekeningen of Revit model.

Meer informatie

7. Planon Universe

Planon facility management systeem
Property passport in Planon (bron)

Het Nijmeegse Planon behoort tot een van de meest toonaangevende leveranciers in de FMIS branche. Ruim 35 jaar ervaring en klanten verspreid over de hele wereldbol, waaronder University of Texas, Unilever en Ahold Delhaize. Planon besteedt veel aandacht aan IoT en innovatieve technologieën. Het functioneert vanuit de cloud en met de Planon app heb je ook op tablet en smartphone toegang tot de gegevens. Planon richt zich vooral op vastgoed- en werkplekbeheer, maar heeft ook modules voor customer management, service buitendienst, lease administratie en boekhoudprocessen. Prijzen zijn op aanvraag.

Goed om te weten:

  • Planon heeft voorgeconfigureerde templates, gebaseerd op 35 jaar ervaring. Zo hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden.
  • Planon integreert met de meeste bekende ERP en HR-systemen.

Meer informatie

8. Spacewell

Het Antwerpse Spacewell is een zogenaamde PropTech aanbieder ontstaan uit een fusie tussen MCS Solutions en Axxerion & Plandatis. Het is daarom dat Spacewell twee facilitair management informatiesystemen onder de vleugels heeft: MCS en Axxerion.

MCS

werkplekbeheer
Werkplekbeheer in Spacewell IWMS (bron)

Het MCS FMIS is geheel klaar voor het IoT (Internet of Things) met realtime gegevens. De software is voornamelijk gericht op vastgoedbeheer en biedt ruime mogelijkheden voor customizing. Zo kun je het pakket naar eigen inzicht en behoefte aanpassen. Bekende cliënten van MCS zijn onder andere Douwe Egberts en de KU Leuven. Je kunt gebruikmaken van het IoT met de app Slimme FM-diensten. MCS kent een standaardversie en een enterprise-versie, beide in de cloud. Je betaalt per actieve gebruiker en de prijs is op aanvraag.

Goed om te weten:

  • De service-app Work Assistant van Spacewell kan met MCS worden gebruikt. Geen papieren opdrachten meer; alle serviceopdrachten, terugmeldingen en observaties direct via de app.
  • MCS kwam uit in 2016 en claimt “‘s werelds eerste FMIS-software op basis van het IoT” te zijn.

Meer informatie

9. TOPdesk

Nederlands fmis-systeem
FMIS-systeem van TOPdesk (bron)

Het Nederlandse TOPdesk is geschikt voor zowel het MKB als grote ondernemingen. Met meer dan 5.000 implementaties en ruim 25 jaar ervaring weet je dat je met een solide software leverancier te maken hebt. Ontstaan als IT-servicedesk, maar uitgegroeid tot een complete FMIS tool. Je kunt een selfservice portaal inrichten. Klanten en medewerkers kunnen zo ook zelf een antwoord op hun vragen zoeken. Naast de bovengenoemde basismodules, beschikt het onder andere over een Plan Board en Service Level Management module. De software is on-premise te installeren, maar er is ook een SAAS-versie. TOPdesk is 30 dagen gratis online uit te proberen. Prijs op aanvraag.

Goed om te weten:

  • TOPdesk is modulair opgebouwd, waardoor het flexibel is en je enkel de licentie betaalt voor de modules die je gebruikt.
  • Beschikbare open API’s laten de software makkelijk integreren met andere software. Zo kun je eventueel bestaande tools blijven gebruiken.

Meer informatie

10. Ultimo

Ultimo
Ultimo FMIS-systeem (bron)

Ultimo is Enterprise Asset Management software pakket, waarvan de Ultimo FMIS tool een belangrijk deel van uitmaakt. Ultimo Software Solutions uit Nunspeet timmert al sinds 1988 aan de weg. Met meer dan 5.000 implementaties kan het grote ondernemingen en instellingen als BASF Nederland en het Martini Ziekenhuis Groningen tot haar klanten rekenen. Modules als CAD-integratie en Ultimo Go maken het werk een stuk makkelijker. Ultimo is een SaaS-oplossing, maar de Premium en Enterprise versies zijn ook beschikbaar als on-premise installaties. De basic Essentials versie heb je vanaf € 29 per maand per gebruiker met 5GB opslag. Standaard geen proefversie, maar je kunt wel een demo aanvragen.

Goed om te weten:

  • Ultimo biedt oplossingen op het gebied van Internet of Things (IoT), big data en virtual reality, gekoppeld aan het facilitair management informatiesysteem.
  • Een speciaal koppelplatform maakt dat Ultimo met vrijwel elke toepassing te integreren is.

Meer informatie

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan facility management software.

Methodologie

Om in aanmerking te komen voor onze selectie moesten de facilitair informatiesystemen voldoen aan onderstaande criteria:

  • Minimaal beschikken over basismodules als onderhoudsbeheer, werkplekbeheer, reserveringen van (vergader)ruimtes en rapportage.
  • Cloudoplossingen gecertificeerd volgens de ISO 27001-norm.
  • Hoogst in Google gerankt op 20 augustus 2020 op zoekwoorden: fmis software, facility management software, fmis systeem, facilitair management informatie systeem.

 


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel