De Top 5 FMIS-systemen – Facility management informatiesystemen vergeleken

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 16/09/2020

Facilitair management omvat een breed scala aan ondersteunende diensten. Van onderhoud aan de gebouwen tot het verzorgen van de catering, alles komt op het bord van de facilitair manager terecht. Maar hoe kies je een FMIS-systeem dat bij je past? Hieronder vind je de top 5 systemen in Nederland.

Ondanks het feit dat thuiswerken het nieuwe normaal is geworden, waardoor kantoorpanden steeds vaker leeg zijn komen te staan, is de NFC Index stabiel gebleven ten opzichte van de afgelopen jaren. De index geeft jaarlijks een objectieve en actuele benchmark van facilitaire kosten. De kosten voor facilitaire dienstverlening en huisvesting per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak zijn volgens de laatste cijfers – uit 2021 – iets minder dan 490 euro. 

Dat wil niet zeggen dat de index ook in de nabije toekomst stabiel zal blijven. Waarschijnlijk zullen de gevolgen van de voorbije Covid-crisis pas in de komende jaren in de kosten te zien zijn. Maar met het juiste facilitair managementinformatiesysteem (FMIS) heb je inzicht in en controle over de facilitaire kosten zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Hoe kies je een facilitair managementinformatiesysteem?

Geen bedrijf is hetzelfde en elke onderneming zal zo zijn specifieke regels, wensen en behoeften hebben. Er zijn een paar algemene vragen die je kunt beantwoorden, want eisen, wensen en doelstellingen moeten duidelijk zijn alvorens een keuze te maken.

• Waarom is er een wens om naar een FMIS-systeem opzoek te gaan? Wat zijn momenteel de problemen?
• Wordt er gezocht naar een oplossing voor een enkel onderdeel van de onderneming of is een geïntegreerde totaaloplossing gewenst?
• Welke management info/rapportages heb je nodig om te sturen?
• Zijn er projecten onder beheer op verschillende locaties, bijvoorbeeld parkeergarages, of wordt er een facility management tool gezocht voor één locatie?
• Wil je op afstand de technische staat van de infrastructuur kunnen monitoren en indien nodig corrigeren gebruikmakend van Internet of Things (IoT)?
• Wil je een on-premise- of cloudoplossing?

Bedenk ook dat het FMIS-systeem flexibiliteit moet bieden en met de onderneming mee moet groeien. En “last but not least”: de relatie met een leverancier is waarschijnlijk voor de lange termijn, dus zorg dat je je er goed bij voelt. Een goed begin is het halve werk!

Heb je duidelijk voor ogen waar je naar op zoek bent? Dan kun je beginnen met het selecteren van de juiste tool. In deze lijst vind je de 5 populairste tools als het gaat om zoekvolume op Google. 

Alle tools beschikken over de basisfunctionaliteiten van facilitair managementsoftware: onderhoudsbeheer, apparatuurbeheer en facility asset management. Daarnaast beschikken ze over een rapportage-tool. 

De volledige methodologie die we hebben gebruikt om deze lijst samen te stellen vind je onderaan dit artikel.

1. Spacewell Workplace 

Spacewell Workplace is ontworpen om te helpen bij het beheer van gebouwen en bedrijfsmiddelen, met functies als geautomatiseerde ticketing, het creëren van werkorders en onderhoudsbeheer. Gebruikers worden ondersteund met realtime gegevens op hun smartphones en andere digitale contactpunten

De software kan op basis van sensordata workflows triggeren, bijvoorbeeld voor reparatie of reiniging. Servicemedewerkers ontvangen hun opdrachten direct op een app op hun smartphone of tablet en rapporteren de uitgevoerde werkzaamheden als de klus is geklaard.

De tool is modulair opgebouwd, dus je betaalt dus alleen voor wat je gebruikt. Prijzen zijn op aanvraag verkrijgbaar bij de leverancier; een gratis demo is mogelijk.

Opvallende features:

• Bewaking van de luchtkwaliteit
• Reserveringssysteem voor bureaus vergaderruimtes 
• Voorraad bijhouden op meerdere locaties
• Online plattegronden waarop in realtime de beschikbare ruimte is te zien

Lees meer

2. Facilitor

Facilitor uit Enschede heeft een volledig cloudgebaseerd FMIS dat bestaat uit 36 modules.Je kunt klein beginnen en gecontroleerd uitbreiden. Met de Crossdomain module zie je overzichten uit verschillende Facilitor omgevingen bij elkaar. Handig als je meer vestigingen hebt.

FacilitorFlex is een oplossing waarmee je kunt zien welke werkplekken beschikbaar zijn, zodat je er direct een kunt reserveren. Dit kan vanaf de desktop (thuis) of, dankzij de mobiele app, met de smartphone.

De Mareon-module is een platform waar opdrachtgevers en opdrachtnemers contact kunnen leggen en opdrachten, facturen en bestellingen automatisch kunnen uitwisselen tussen hun administraties.

Prijzen zijn op aanvraag verkrijgbaar bij de leverancier; een gratis demo is mogelijk.

Opvallende features:

• Objectbeheer om elk object of IT-apparatuur te registreren, beheren en classificeren
• Permanente monitoring van prestaties ten opzichte van serviceafspraken (SLA’s)
• Planborden om direct een duidelijk beeld te krijgen van de reserveringsmogelijkheden
• Het systeem kan worden geïntegreerd met meer dan 2500 andere systemen om workflows te stroomlijnen.

3. ArcGIS

ArcGIS van Esri is een geïntegreerde verzameling softwareproducten voor een geografisch informatiesysteem (GIS) die onder andere voor faciliteit-informatiemanagement kunnen worden gebruikt. De software wordt in Nederland onder andere gebruikt door energiebedrijven. Hij helpt organisaties om bedrijfsgegevens te visualiseren en te analyseren op basis van de locatie van de omgeving

Met behulp van de GIS-technologie kun je een Digital Twin (of digitale tweeling) van je organisatie maken, waarin alle fysieke objecten, processen, relaties en gedrag virtueel worden gerepresenteerd. Met behulp van de zo´n digital twin kun je verschillende (toekomst) scenario´s doornemen zodat je in je organisatie sneller en adequater op kunt reageren wanneer ze zich voordoen.

Opvallende features

• Kan interactieve kaarten bouwen om de verzamelde data toe te lichten
• Kan web-apps met kaarten maken voor een gerichte, interactieve ervaring
• Analyseert patronen om voorspellingen te doen en de volgende stappen te bepalen
• Gegevens kunnen verrijkt worden met demografische en persoonlijke informatie

4. FMS:Workplace 

FMS:Workplace is een modulaire, flexibele oplossing voor het beheren, analyseren en rapporteren over faciliteiten en informatie over de exploitatie en het onderhoud van onroerend goed.. 

De software wordt geleverd met tools voor ruimtebeheer waarmee gebruikers ruimtes kunnen classificeren en beheren – bijvoorbeeld op type, toewijzing, gebruik – en rapporten kunnen genereren over alle bijgehouden gegevens, inclusief de beschikbaarheid en bezetting van de ruimte. 

Het systeem maakt gebruik van IoT met onder meer aanwezigheidssensoren. De sensordata geven bijvoorbeeld informatie over het aantal bezette werkplekken of over hoeveel vergaderruimtes in gebruik zijn.

De software komt met een specifieke tool voor verhuisbeheer, om onnodige verhuizingen en vertragingen te voorkomen en kosten te minimaliseren. 

Opvallende features:

• Omgevingssensoren gekoppeld aan de FMIS om veilige werkplekken te garanderen.
• Identificeert onderpresterende gebieden in alle faciliteiten met webgebaseerde. onderhoudsbeheersoftware.
• Houdt de status, de budgetten en planningen bij voor meerdere projecten en locaties. 
• Brengt het huidige gebruik van faciliteiten in kaart met behulp van dashboards en visualisaties. 

5. McMain

Met de facility-management-software van het Nederlandse bedrijf McMain beheer je het onderhoud van al je gebouwen en andere facilitaire zaken in één systeem. 

Het systeem geeft je de mogelijkheid om al het uitgevoerde onderhoud registreren waardoor je (meerjaren) onderhoudsplannen kunt opstellen. 

Het systeem komt met een facilty-management-app waarop monteurs kunnen zien welke werkopdrachten nog openstaan. Er kunnen extra informatie en afbeeldingen worden toegevoegd om de monteur een duidelijk beeld te geven van het probleem. 

Opvallende features:

• Meldingen beheren en toewijzen
• Toewijzen en registreren van tools
• Beheer alle relevante contactgegevens
• Beheer leverancierscontracten

Vind het FMIS-systeem dat bij je organisatie past

Uiteraard is deze lijst slechts een kleine greep uit het aantal beschikbare systemen in Nederland. Afhankelijk van de behoeften van je organisatie kun je ook voor een ander systeem kiezen.