Wat is een virtual dataroom? Tips om een dataroom op te zetten

Gepubliceerd op 17-4-2020 door Quirine Storm van Leeuwen

De coronacrisis duurt voort en een groot gedeelte van de beroepsbevolking werkt inmiddels online vanuit huis. Veel ondernemers worden zich er nu van bewust dat niet alle benodigde gegevens online te benaderen zijn. Mogelijk omdat de gegevens vertrouwelijk zijn of omdat de gegevens niet op een centrale server zijn opgeslagen. Een virtual dataroom waar alles beveiligd wordt opgeslagen, kan een goede optie zijn. Wellicht ook interessant voor jouw onderneming, want werken in de cloud zal ongetwijfeld ook na de coronacrisis blijven bestaan.

wat is een virtual dataroom

Wat is een virtual dataroom (VDR)?

Een virtuele dataroom kun je zien als een sterk beveiligd online archief waar documenten bewaard worden. Hierbij kun je denken aan vertrouwelijke documenten, zoals financiële transacties, verzekeringsdocumenten, patenten en andere due diligence documenten. In een VDR bewaar je in principe alle documenten die belangrijk zijn voor jouw bedrijf en bedrijfsvoering. Virtual datarooms worden tegenwoordig steeds vaker gebruikt door:

  • Banken, verzekeringen en andere financiële instellingen
  • Advocaten-, consultancy- en accountantskantoren
  • Vastgoedhandel en makelaardij
  • Grote en kleine bedrijven die online (vertrouwelijke) documenten willen delen met medewerkers, businesspartners of klanten.

Virtuele dataroom: beveiliging is hoofdzaak

Belangrijke voordelen van een VDR zijn de beveiliging en centrale beschikbaarheid. We zetten het op een rijtje:

  • Geavanceerde multilevel-authenticatieprocedures zorgen dat hackers niet bij jouw documenten kunnen komen.
  • Geavanceerde encryptie wordt toegepast bij de overdracht en opslag van data.
  • Beveiliging van documenten. Toegangsrechten kunnen tot op documentniveau geregeld worden en bepalen wie geautoriseerd is voor welke handelingen.
  • Efficiëntie: alles staat op één centrale plek die 24/7 vanaf elke locatie bereikbaar is.
  • Documentbeheer: wijzigingen in documenten worden geregistreerd (wie, wat en time stamp) en gerapporteerd.

Informatie delen met VDR

Documenten in een VDR kun je delen met personen binnen en buiten de onderneming. Een beheerder of beheerdster bepaalt welke documenten gedeeld mogen worden en met wie. Ook bepaalt hij of zij de toegangsrechten, zoals wie mag lezen, wijzigen, uploaden, downloaden enz. Handig voor het werken in de cloud van directie en medewerkers, maar mogelijk ook voor klanten. Zij kunnen zo bijvoorbeeld hun eigen contracten en leveringsvoorwaarden inzien.

Tijdelijke virtual dataroom

Een virtual dataroom hoeft niet “voor het leven” te worden opgezet. Je kunt ook tijdelijk een dataroom huren, bijvoorbeeld voor een speciaal project, contractonderhandelingen met een grote klant of een audit. Het bespaart reis- en verblijfskosten en partijen kunnen direct documenten uitwisselen, bewerken en vertrouwelijk onderhandelen. Gecombineerd met video conferencing biedt het grote mogelijkheden.

Verschil tussen VDR en cloud storage

Iedereen maakt tegenwoordig gebruik van (gratis) cloud opslag. OneDrive, Dropbox, Google Drive en iCloud zijn bijvoorbeeld popular.  De drie voornaamste grote verschillen tussen generieke cloud opslag en de VDR zijn:

  1. De VDR’s voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen. De kans dat files worden gestolen is (bijna) nihil. Tijdens data-overdracht en bij opslag van data worden geavanceerde encryptie- en bitsleutels toegepast. De files zijn enkel door de geauthoriseerde personen te lezen. Bij cloud storage zijn deze beveiligingen niet aanwezig.
  2. VDR’s beschikken over document-beheerssoftware. Alle handelingen met een document worden geregistreerd en gerapporteerd.

Stappen voor het opzetten van een virtual dataroom

Het opzetten van een VDR begint met een grondige inventarisatie van de gegevens die je in de dataroom wilt plaatsen. Zo krijg je alvast goed zicht op de omvang van de dataroom. Daarna ga je op zoek naar een dataroom provider. Behalve de prijs neem je nog een aantal zaken in overweging:

  • Beveiliging. Kies een provider die een hoog niveau van encryptie gebruikt; minimaal een tweestaps-authenticatieprocedure.
  • Documentbeheer en -controle. Welke functionaliteit biedt de VDR, wat zijn de mogelijkheden voor het vastleggen van autorisaties van personen en documenten en welke rapportage-mogelijkheden zijn er?
  • Gebruiksgemak en toegankelijkheid. Kan je ook met smartphone of tablet toegang krijgen en hoe zit het als er veel gebruikers tegelijk willen werken?
  • Ondersteuning. 24/7 support is wel zo handig als je internationaal business doet.

Voor het gemak kun je onderstaande aanvullende Getapp checklist gebruiken:

checklist dataroom

Vijf virtual datarooms voor nieuwkomers en cracks

Om je een handje te helpen, hebben wij alvast vijf uitstekende datarooms geselecteerd. Virtuele dataroom software is cloud software, dus je hoeft niets te installeren: een internet verbinding is genoeg. Onze vijf dataroom tools voldoen aan onderstaande basisvoorwaarden:

  • Geschikt voor het MKB en beschikbaar in Europa.
  • Webgebaseerd, maar kunnen ook met smartphone of tablet (Android en iOS) gebruikt worden.
  • Gebruiken een beveiliging met minimaal tweestaps-authenticatieprocedures.

iDeals Virtual Data Room

Dit is een full professional dataroom met zeer uitgebreide functionaliteit, waaronder beveiliging van documenten tegen het maken van screenshots en foto’s. Het inrichten van deze dataroom kan in zeer korte tijd. Voor het beheer is geen ICT-kennis nodig en iDeals traint de gebruikers (bij de duurdere pakketten). Je kunt vanaf $ 98,00 per maand (jaarlijkse facturatie) met de iDeals dataroom werken en daarvoor krijg je:

  • 30 dagen gratis proefversie.
  • Maximaal 500 MB opslag.
  • Maximaal 10 gebruikers, 2 beheerders en één projectroom.
  • Drag-and-Drop-functie om eenvoudig en snel files naar de dataroom te verplaatsen.
dataroom
iDeals Virtual dataroom (bron)

Clinked

Eenvoudig en snel in te richten professioneel platform met een overzichtelijk dashboard dat direct inzicht geeft in activiteiten van (project)groepen en accounts. Voor jouw belangrijke files kun je volgen via email-notificaties. Een mooie tool om met verschillende teams in de cloud te werken. De goedkoopste dataroom van Clinked kost €83 per maand en biedt:

  • 10 dagen proefperiode met 10 gebruikers.
  • 100 GB opslag.
  • Maximaal 100 gebruikers, onbeperkte ‘medegebruikers’.
  • Integratie met Zapier mogelijk voor uitbreiding en integratie met andere platformen.
dataroom opzetten
Clinked VDR (bron)

Box

Box is een wat “lichtere” software, maar biedt meer dan voldoende mogelijkheden om het werken in en met datarooms te proberen. Er zijn soms wat problemen met de uploadsnelheid, maar met de kleinste betaalde versie huur je al een virtual dataroom voor € 4,50 per maand per gebruiker. Hiervoor krijg je de volgende features:

  • 14 dagen proefperiode
  • 100 GB opslag
  • Maximaal 10 gebruikers (€ 45,00)
  • Box is altijd gratis bij één gebruiker, dus mogelijk zeer aantrekkelijk voor ZZP’ers
wat is een dataroom
Box virtual dataroom (bron)

Onehub

Deze dataroom maakt onderscheid tussen paid users en free users. Free users kunnen enkel kijken, printen en downloaden en hun aantal kan maximaal 200 zijn. De dataroom is geïntegreerd met Microsoft Online en Google Drive. Een duidelijk dashboard geeft de gebruikers direct een goed overzicht van de acties in hun virtuele werkruimte. Het goedkoopste abonnement kost $ 15,00 per maand en biedt onder andere:

  • 14 dagen proefperiode
  • Maximaal 3 paid users (+ 200 free users) met maximaal 50 werkruimtes
  • Maximaal 1 TB opslag
  • Onehub geeft 20% korting aan non-profit organisaties en scholen
VDR
OneHub VDR (bron)

Koofr

Met Koofr kun je jouw bestaande accounts bij de verschillende online storages als OneDrive of Google Drive verbinden. Heb je de Koofr applicatie op jouw smartphone of desktop, dan kun je automatisch alle documenten en foto’s synchroniseren met de dataroom. Het is wel een zeer beperkte dataroom, maar wellicht leuk om ervaring op te doen. Er is een gratis versie die je 2 GB opslag geeft. De simpelste betaalde versie kost € 6 per jaar, met de volgende features:

  • 10 GB opslag
  • Onbeperkt delen van (wachtwoord beveiligde) links naar documenten
  • Onbeperkte bestandsgrootte
virtual dataroom Koofr
Koofr virtual dataroom (bron)

 

Nog meer datarooms bekijken? Kijk eens op de volledige lijst met dataroom software op GetApp. Hier vind je nog veel andere leveranciers voor het mkb.

Methodologie

Bovenstaande tools werden gekozen volgens de volgende criteria:

  • In Europa beschikbaar
  • Geschikt voor het MKB
  • Klantbeoordeling van 4,5 sterren of meer op GetApp
  • Beschikbaar op Android en iPhone
  • Webgebaseerd
  • Met een mobiele web app

 


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel