Het is tijd voor een pauze om onszelf even collectief een schouderklopje te geven. Talloze bedrijven met miljoenen medewerkers wereldwijd zijn in zeer korte tijd (relatief) succesvol overgestapt op thuiswerken. Eén ding had hierbij de hoogste prioriteit: het moest snel gebeuren! Er was veel aan de hand en weinig tijd voor onderzoek. Dus je doet wat je kunt en maakt er het beste van.
De omschakeling is inmiddels grotendeels een feit. We zitten thuis en ervaren aan den lijve welke tool echt werkt en welke niet. Waarschijnlijk staat er ook op jouw computer een tool voor videovergaderen die je nu opeens de hele tijd gebruikt. Werkt deze goed? Of is er door de tijdsdruk gekozen voor een min of meer bekende noodoplossing en zit je nu te vloeken bij elk gesprek (hopelijk niet voor de camera)?
Eén ding is duidelijk: de coronacrisis is voorlopig nog niet voorbij en dat betekent dat we videomeetings voor thuiswerkers nog wel even blijven gebruiken. Daarom is het de moeite waard om de tijd te nemen om een oplossing te vinden die bij jouw bedrijf past. Dit artikel helpt je daarbij!
5 populaire apps voor videovergaderen
Hieronder vind je onze top 5 tools voor videovergaderen (methodologie onderaan het artikel). Voor elke oplossing beantwoorden we deze vragen: Wat maakt de videoconferentie oplossing speciaal? Welke voor- en nadelen heeft deze? Wat kost het?
Cisco Webex heeft één groot voordeel ten opzichte van veel van zijn concurrenten: de tool draait volledig in de browser. Dat betekent dat er geen extra software hoeft te worden gedownload en geïnstalleerd. Dit maakt Cisco Webex de oplossing bij uitstek voor alle bedrijven die veel videobellen met externe mensen die niet eerst software kunnen of willen installeren.
Daarnaast zijn er nog andere belangrijke zaken die de oplossing onderscheiden van de rest. Zo kun je bijvoorbeeld een persoonlijke vergaderruimte inrichten of aan een vergadering deelnemen via een service van een derde partij, zoals Skype for Business. Al met al is Cisco Webex een solide oplossing met tamelijk conservatieve functies. Alles werkt, maar gebruikers zullen niet staan juichen over de verrassende mogelijkheden die de software biedt.
Voordelen
- Browsergebaseerd, geen extra software nodig
- Deelname aan de vergadering via VoIP-telefoons of diensten zoals Skype for Business
- Ruime cloudopslag om vergaderingen op te nemen
Nadelen
- Gebruikersinterface (UI) een beetje ouderwets en soms omslachtig (niet slecht, maar ook niet geweldig)
- Iets duurder dan concurrenten met vergelijkbare functionaliteit
Prijs
Cisco Webex heeft een gratis pakket met een relatief beperkt aantal functies. Daarnaast zijn er verschillende betaalde pakketten, van het Starter-pakket (€ 12,85 per host per maand) tot het Pluspakket (€ 17,30 per host per maand) en het Business-pakket (€ 25,65 per host per maand).
GoToMeeting is de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Hiervoor moet wel software worden geïnstalleerd, maar met uitzondering van Cisco Webex is dit eigenlijk altijd wel het geval. Waarschijnlijk krijg je vroeg of laat wel te maken met een klant of opdrachtnemer waarvoor je GoToMeeting moet installeren, dus dan kun je het net zo goed nu al doen. Wat krijg je dan? Een modern platform voor online vergaderingen dat op pc, Mac, Android en iOS werkt. Voor veel bedrijven is de gratis inbelmogelijkheid voor internationale bellers ook een pre. Met opties zoals het beheren van grote aantallen gebruikers via Active Directory is GoToMeeting zeker ook geschikt voor grotere bedrijven. Daarnaast biedt GoToMeeting alle basisfuncties die je tegenwoordig mag verwachten van een tool voor videovergaderen voor thuiswerkers, zoals een virtueel whiteboard en tekentools.
Voordelen
- Velen gebruiken het al
- Beheer van grote aantallen gebruikers via Active Directory
- Gratis inbelnummers voor buitenlandse deelnemers
- Plug-ins voor veel algemeen gebruikte software (zoals Microsoft Office 365)
Nadelen
- De procedure om telefonisch deel te nemen is nogal omslachtig. Dat moet makkelijker kunnen!
- In het Professional-pakket ontbreken belangrijke functies zoals tekengereedschappen en een notitiefunctie
Prijs
GoToMeeting biedt een gratis proefperiode van 14 dagen. Daarna kun je kiezen uit de volgende drie pakketten: Professional (vanaf € 10,75 per organisator per maand), Business (vanaf € 14,33 per organisator per maand) en Enterprise (op aanvraag). Je moet wel even goed naar de verschillen kijken, omdat in de Professional-variant een aantal goede functies ontbreken, zoals hierboven vermeld. Het overzicht van de pakketten vind je hier.
Samepage
Wat meteen opvalt is de moderne en actuele gebruikersinterface. We merken al gauw dat deze tool meer wil zijn dan alleen een oplossing voor videovergaderen.
Samepage is een samenwerkingsplatform voor teams. De klassieke “Skype-functies” (chatten, videovergaderen en het delen van documenten) zijn slechts onderdelen daarvan. Samepage biedt ook functies om je scherm te delen en tekentools, die we ook kennen van oplossingen als GoToMeeting en Cisco Webex. Daarnaast zijn er functies voor projectmanagement, bijvoorbeeld de mogelijkheid om taken toe te wijzen. Andere communicatie- en sharing-apps moeten worden vervangen of worden geïntegreerd in Samepage, bijvoorbeeld het beheer van cloudopslag zoals Google Drive of
, YouTube en -integratie of de overdracht van je eigen Twitter-stream naar Same Page. Een volledige implementatie van dit alles kost even tijd, maar als het eenmaal werkt is het geweldig. Je kunt de oplossing natuurlijk ook gewoon voor de chat- en videofunctionaliteit gebruiken.Voordelen
- Geweldige interface
- Integratie met een breed scala aan populaire apps en diensten
- Werkt uitstekend op alle platforms en apparaten
- Prima projectmanagement voor kleine en middelgrote teams
Nadelen
- Werkt het beste als het lukt om alle communicatie bijeen te krijgen in Samepage, anders blijf je toch weer met verschillende apps rommelen
- Het projectmanagement werkt goed als het niet te complex is, anders wordt het lastig en mis je functies
Prijs
Het basispakket van Samepage is gratis en biedt veel functies. Voor de meeste mensen is dit genoeg om de oplossing te leren kennen. Bovendien kun je het Starter-pakket gratis testen als je je registreert. Dat pakket kost $ 7,50 per gebruiker per maand en hiermee krijg je enkele extra functies (met name ondersteuning, schijfruimte en beheer van rechten). Als je het Starter-pakket na de proefperiode besluit te kopen, krijgt je een gratis proefversie voor de Pro-versie. Die kost normaal $ 9 per gebruiker per maand. In dat pakket zijn alle functies inbegrepen.
Wire biedt de belangrijkste functies die je nodig hebt in een tool voor videovergaderen: videoconferenties, tekstberichten en het delen van het scherm en bestanden. Afgezien van deze basisfuncties scoort Wire echter met name op het gebied van veiligheid heel goed. De oplossing is niet alleen voor 100% open source, maar alles wordt ook nog eens end-to-end versleuteld. Dit geldt voor berichten, documenten en telefonische vergaderingen. Wire prijst zichzelf aan als “het veiligste samenwerkingsplatform”. Wil je er zeker van zijn dat Wire ook echt veilig is? Lees dan hier de whitepaper over dit onderwerp die Wire heeft gepubliceerd. Bespreek het met je IT-mensen. Voor geen enkele andere tool in deze lijst hebben we vergelijkbare informatie gevonden die zo de diepte in gaat.
Voordelen
- Beveiliging
- Beveiliging
- Gastbereik voor externen
- Overzichtelijke en zeer intuïtieve gebruikersinterface
- Goede spraakkwaliteit
- Beveiliging
Nadelen
- Relatief beperkte functionaliteit (maar doet wat het moet doen als het om videomeetings gaat!)
Prijs
Wire Pro kost € 4 per gebruiker per maand en voor de Enterprise-versie betaal je € 8 per gebruiker per maand. Dit zijn de prijzen voor een abonnement van twee jaar. Prijzen voor maand- en jaarabonnementen zijn op aanvraag beschikbaar.
Zoom is een uiterst functioneel vergaderplatform met een eenvoudige, intuïtieve gebruikersinterface. Als je al eerder met tools voor videovergaderen hebt gewerkt, kun je meteen aan de slag. Ook beginners hebben waarschijnlijk geen moeite om op het juiste moment de juiste knop te vinden en kunnen zonder hulp hun weg vinden in de gebruikersinterface. Zoom biedt stabiele vergaderingen met een uitstekende geluids- en beeldkwaliteit, voor een zeer goede prijs (zie hieronder). Bovendien is er een breed scala aan opties voor het delen van het scherm. Hiermee kun je niet alleen het scherm overdragen, maar ook de controle over de muis en het toetsenbord. De overdracht kan bijvoorbeeld worden beperkt tot een bepaald venster, een programma of een speciaal daarvoor gemaakt whiteboard. Hier biedt Zoom veel mogelijkheden. Een zwakke plek van Zoom is helaas de beveiliging, in ieder geval op dit moment. Er zijn onlangs beveiligingslekken ontdekt voor zowel Mac als pc. De fabrikant verzekert echter dat er hard wordt gewerkt aan een oplossing hiervoor.
Voordelen
- Eenvoudige, intuïtieve interface
- Uitstekende audio- en videokwaliteit
- Veel uitermate handige mogelijkheden voor schermoverdracht
- Goedkoop
Nadelen
- Op dit moment problemen met de veiligheid (de fabrikant zegt hieraan te werken)
Prijs
Zoom heeft vier pakketten: Basic, Pro, Business en Enterprise. Het Basic-pakket is gratis, maar meetings met meer dan twee deelnemers zijn beperkt tot 40 minuten (wat natuurlijk ook een voordeel kan zijn! :)). Daarna betaal je per maand € 13,99 per host tot € 18,99 per host. In dit overzicht zie je het aantal gebruikers en de functies voor elk pakket.
Methodologie:
- De tools hebben een gratis versie of in ieder geval een gratis proefversie.
- Ze hebben minstens 4 van de 5 sterren op GetApp.
- De tools zijn door meer dan 50 gebruikers beoordeeld.
- Ze zijn cloudgebaseerd.
- De videoconferentiegesprekken kunnen via ene mobiele app gedaan worden.
- De stemkwaliteit van de videoconferentie is goed.
