3 tips om je projectteam effectief leiding te geven op afstand

Gepubliceerd op 27-3-2020 door Ankita Singh en Quirine Storm van Leeuwen

Als je mensen op afstand werken, heb je te maken met extra uitdagingen op het gebied van communicatie, productiviteit en performance management. Wij hebben drie tips voor je om effectief leiding te geven op afstand en je remote team productiever te maken.

remote management

Leidinggeven op afstand zonder productiviteit te verliezen

De meeste projectmanagers zitten nu in deze situatie: je teamleden werken op afstand, zelfs het management is remote en je kan niet bijeenkomen. Dit keer is het geen keuze, maar een noodzaak.

Hoe behoud je dezelfde productiviteit? Je wil je team blijven motiveren en tegemoetkomen aan hun wensen, maar je moet ook een agile werkomgeving creëren die gericht is op samenwerking en waarin goede projectresultaten centraal staan. Dat is een hele uitdaging. Je teamleden worden wellicht ontevreden of ze voelen zich minder betrokken, wat dan weer ten koste gaat van hun prestaties.

Welke projectmanagementsoftware of -stijl je ook gebruikt, leidinggeven op afstand blijft een uitdaging.

De oplossing? Projectmanagers moeten hun managementstijl aanpassen om effectief leiding te geven op afstand en te zorgen dat hun remote teams betrokken blijven.

Deze factoren zorgen ervoor dat je personeel zich gewaardeerd voelt en daar heeft het bedrijf uiteindelijk baat bij. Tevreden medewerkers zijn productiever en toegewijder en dat is goed voor het bedrijfsresultaat.

3 tips om je remote management te verbeteren

1. Bouw vertrouwen op: train thuiswerkers en remote managers

Het is van essentieel belang dat jij als projectmanager je teamleden die op afstand werken, vertrouwt en ervan uitgaat dat ze hun werk goed doen. Het is net zo belangrijk dat de teamleden weten dat hun manager werken op afstand toestaat en mogelijkheden biedt voor een soepele uitvoering van hun taken.

Hier zijn een paar dingen die projectmanagers kunnen doen om effectief leiding te geven op afstand door een goede vertrouwensbasis op te bouwen:

  • Vertel je teamleden dat je ze vertrouwt. Als je als projectmanager te maken hebt met een hybride team van mensen die thuis en op kantoor werken, is het belangrijk dat je al je teamleden laat weten dat je ze vertrouwt, zonder onderscheid te maken. Vertel ze dat je ze waardeert en vertrouwt; dat er voor iedereen gelijke kansen zijn om te leren en aanverwante voordelen, ongeacht hoe en waar ze werken. Leg uit dat de prestatiebeoordelingen eerlijk en transparant zullen zijn, zodat het vertrouwen in je bedrijfsprocessen wordt bevorderd.
  • Ga remote teams niet overmatig in de gaten houden: bevorder zelfmanagement. Je moet de medewerkers in een remote team coachen, niet micromanagen. Zorg ervoor dat je thuiswerkers zelf de verantwoording dragen voor hun werk. Laat ze weten wat hun taken zijn en wanneer het klaar moet zijn, maar ga dit niet per uur of per dag bijhouden. Ze moeten niet het gevoel krijgen dat je ze voortdurend op de vingers kijkt. Als jij laat zien dat je je medewerkers vertrouwt, zal dit hun betrokkenheid bij het werk vergroten.
  • Wees een enabler voor je virtuele team. Plan wekelijkse en maandelijkse vergaderingen om te bespreken met welke uitdagingen thuiswerkers te maken hebben bij projecten. Integreer hun ideeën en ga in op de dingen waar ze moeite mee hebben, zodat ze zich gehoord voelen. Ze moeten jou zien als een enabler die gericht is op de voortgang van het project, niet op de locatie van het team. Dit is een goede strategie om thuiswerkers te motiveren en hun steun te krijgen. Het is ook belangrijk dat je ervoor zorgt dat ze gezien worden door de hogere leidinggevenden van je bedrijf.

2. Geef thuiswerkers de beschikking over de juiste technologie: bevorder samenwerking en flexibiliteit

Medewerkers die op afstand werken, presteren beter als ze de juiste technologie hebben om samen te werken en flexibel te blijven. Je kunt nieuwe software integreren om werken op afstand mogelijk te maken binnen je bestaande technologie-ecosysteem of je kunt regels opstellen om de mogelijkheden voor werken op afstand effectief te benutten.

Hier zijn een paar tips voor projectmanagers om ervoor te zorgen dat hun thuiswerkers over de juiste tools beschikken:

  • Evalueer de technologie om erachter te komen welke PM-softwarefunctionaliteit je echt nodig hebt. Voer een audit uit van afgesloten projecten en analyseer wat er daarbij technologisch gezien is misgegaan. Bespreek dit met je team en vraag om hun mening. Probeer erachter te komen welke softwarefunctionaliteit het werken op afstand gemakkelijker zou hebben gemaakt. Gebruik deze informatie om je huidige tools te upgraden of in nieuwe te investeren.
  • Investeer in meerdere tools voor samenwerking en projectmanagement. Als je voor het eerst werken op afstand mogelijk gaat maken, kun je samenwerkingssoftware aanschaffen die functies biedt voor videovergaderingen, het delen van documenten en chatberichten. Ook heb je gebruiksvriendelijke projectmanagementsoftware nodig, met ingebouwde functionaliteit voor samenwerking en communicatie. Deze moet geschikt zijn voor het plannen van taken, taakbeheer, tijdregistratie, het delen van documenten enzovoort, zodat je thuiswerkers met minimale interventie kunt managen.
  • Reserveer ruimte op kantoor voor mensen die op afstand werken. Als je, zoals veel bedrijven, de mogelijkheid biedt om zowel thuis als op kantoor te werken, heb je op kantoor een ruimte nodig die speciaal bedoeld is voor je thuiswerkers. Ze moeten ook normaal kunnen werken als ze wel op kantoor zijn. Je kunt infrastructuurkosten besparen door een rooster te maken en ervoor te zorgen dat niet iedereen tegelijk op kantoor is. Je medewerkers kunnen onderling afspreken wie wanneer aanwezig is om te voorkomen dat er te veel mensen tegelijk op kantoor komen.

Het is ook raadzaam om een paar basisregels op te stellen voor thuiswerkers. Je kunt bijvoorbeeld als voorwaarde stellen dat ze thuis een snelle internetverbinding hebben en een aparte werkplek waar ze niet worden afgeleid. Ook kun je een beleid maken om de internetkosten te vergoeden. Jouw kantoorkosten zijn immers ook lager.

3. Bekijk hoe je de prestaties voor thuiswerkers meet: pas de variabelen aan

Voor je thuiswerkers moet je andere variabelen gebruiken om de prestaties te meten dan voor je mensen op kantoor. Alle medewerkers moeten echter wel dezelfde doelen hebben, zodat de projecten er niet onder lijden.

Projectmanagers kunnen als volgt de variabelen voor het meten van de prestaties aanpassen voor thuiswerkers:

  • Zorg voor feedback over de interacties van medewerkers. Stel een feedbacksysteem voor collega’s op waarin collega’s elkaar evalueren en analyseren met betrekking tot de manier waarop ze communiceren en samenwerken. Zo kom je veel te weten over de interpersoonlijke en communicatievaardigheden van je thuiswerkers. Deze informatie is nuttig om je remote werkprocessen en projectprestaties te verbeteren.
  • Stel eerlijke beoordelingen op voor thuiswerkers. Misschien heb je voor je thuiswerkers een apart beheersysteem voor projectprestaties nodig, waarbij je vooral op de taak- en projectresultaten focust in plaats van op het aantal activiteiten of de tijd die is besteed aan de uitvoering van de taken. Gartner voorspelt dat tegen 2022 meer dan een derde van de organisaties af zal stappen van een universeel performance management proces en dat in plaats daarvan de beoordelingen meer afgestemd zullen worden op specifieke team- of individuele doelstellingen. Bij thuiswerkers kun je bijvoorbeeld denken aan behaalde doelen in plaats van het aantal gewerkte uren. Zorg er ook voor dat iedereen, zowel de mensen op kantoor als de thuiswerkers, op de hoogte is van de verschillende evaluatiesystemen.
  • Geef thuiswerkers erkenning en beloon ze. Vergeet niet je thuiswerkers te prijzen voor wat ze doen. Organiseer webmeetings om de thuiswerkers met de beste performance hiervoor erkenning te geven en ze zo gemotiveerd te houden. Als mensen zich gewaardeerd voelen, zullen ze blijven werken aan het verbeteren van hun prestaties.

op afstand leiding geven

Effectief leidinggeven op afstand

In een notendop: je kunt jouw remote management effectiever maken door vertrouwen op te bouwen, je thuiswerkers de juiste tools te geven om hun werk te doen en hun prestaties eerlijk te beoordelen.

Voordat je hiermee aan de slag gaat, moet je wel een paar voorbereidingen treffen:

  • Bekijk welke projecten en taken geschikt zijn om op afstand te worden uitgevoerd zonder dat dit ten koste gaat van de tijd of kwaliteit.
  • Overweeg een proefperiode in te stellen om te kijken of het werk van de thuiswerkers aan de verwachtingen voldoet.
  • Bied je thuiswerkers een “virtuele koffieautomaat”, ofwel een plek waar ze met hun collega’s kunnen kletsen. Dit is belangrijk om het contact te onderhouden met hun collega’s op kantoor en andere teamleden die op afstand werken.
Houd er rekening mee dat mensen die op afstand werken, andere regels en tools nodig hebben om productiever te zijn, of je nu investeert in samenwerkingssoftware om duidelijk te blijven communiceren of in een volledig projectmanagementsysteem om alle taken bij te houden.

Vergeet echter vooral niet dat je je medewerkers hebt ingehuurd omdat ze hun vak verstaan, zich gemakkelijk aanpassen en betrouwbaar zijn. Gebruik de drie tips hierboven om je beleid voor werken op afstand vorm te geven en je medewerkers in staat te stellen goed werk te leveren, ongeacht waar.


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel