Thuiswerken is de nieuwe realiteit – een kickstart voor kleine bedrijven

Gepubliceerd op 18-3-2020 door Quirine Storm van Leeuwen en Zach Capers

Deel dit artikel

Plotseling is thuiswerken een noodzaak geworden en moeten kleine bedrijven zich snel aanpassen. Dit zijn de drie tech tools die je nodig hebt om snel van start te gaan.

thuiswerk

Bedrijven moeten overstappen op thuiswerken om concurrerend te blijven

Meestal vinden veranderingen geleidelijk plaats. We nemen de tijd om nieuwe ideeën uit te testen, ontwikkelen op methodische wijze efficiëntere processen en zijn zorgvuldig bij het in gebruik nemen van nieuwe technologie.

Maar soms moeten we sneller veranderen vanwege omstandigheden die we niet in de hand hebben. De laatste paar maanden is, door de opkomst van COVID-19 (algemeen bekend als het coronavirus), thuiswerken veranderd van leuk-om-erbij-te-hebben in noodzaak. Veel kleine bedrijven in veel verschillende sectoren krijgen daar nu voor het eerst mee te maken en zijn nog niet goed voorbereid op deze nieuwe realiteit.

Gelukkig is het niet zo moeilijk om een plan voor telewerken van de grond te krijgen.

3 vereiste elementen voor werken vanuit huis

Hoe stoom je je bedrijf heel snel klaar voor thuiswerken? De behoeften verschillen per sector en functievereisten, maar alle remote werkers hebben in ieder geval dit nodig:

  1. een VPN om bedrijfsgegevens te beschermen
  2. online samenwerkingssoftware om te communiceren
  3. een videoconferentie systeem

1. Werken vanuit huis doe je met een VPN om bedrijfsgegevens te beschermen

Je externe medewerkers werken waarschijnlijk vanuit huis of vanaf een andere plek waar een wifi-signaal kan worden ontvangen. Om ervoor te zorgen dat hun verbinding veilig is, moet je ze voorzien van een VPN (Virtual Private Network) dat bedrijfsgegevens afschermt en de toegang tot cloudservices beveiligt.

VPN’s bieden een versleutelde verbinding met internet, waardoor anderen de netwerkactiviteit niet kunnen zien. Dit is met name belangrijk bij de overdracht van gevoelige bedrijfsgegevens in een omgeving met telewerken. Maar omdat VPN’s je internetverkeer verwerken, moet je zorgvuldig de voorwaarden doornemen om zeker te weten dat de door jou gekozen provider geen activiteitenlogboeken bijhoudt.

Om de juiste VPN te vinden kun je op Getapp verschillende VPN tools bekijken en vergelijken en ook geverifieerde klantbeoordelingen lezen van andere zakelijke gebruikers.

2. Tools voor online samenwerken maken thuiswerken makkelijker

Het is al moeilijk genoeg om een goede samenwerking op kantoor te realiseren, laat staan via internet. Bedrijven die een nieuw programma voor telewerken gaan gebruiken, moeten goed nagaan hoe hun medewerkers met elkaar samenwerken en hun werk uitvoeren.

Er is in de cloud een overvloed aan communicatietools en oplossingen voor projectmanagement beschikbaar waarmee interacties kunnen worden gestroomlijnd en samenwerking op afstand kan worden vereenvoudigd. Deze toepassingen bieden doorgaans een gratis versie of proefperiode zodat je kunt controleren of het product aan je eisen voldoet voordat je je voor langere tijd vastlegt.

Om de juiste tools te vinden kun je de lijst met online samenwerkingstools of projectmanagement software op GetApp bekijken. Je leest er ook wat de ervaringen zijn van andere zakelijke gebruikers.

3. Videoconferentie systemen overbruggen elke afstand

De mogelijkheden van videoconferenties zijn de laatste tien jaar aanzienlijk verbeterd, maar veel organisaties hebben er nog moeite mee. Het probleem wordt deels veroorzaakt door een gebrek aan interoperabiliteit. In tegenstelling tot e-mail, telefoongesprekken of sms-berichten moeten alle deelnemers aan een videoconferentie dezelfde toepassing gebruiken.

Daarom is het belangrijk dat je medewerkers gebruikmaken van een videoconferentie systeem. Er zijn veel goed uitgeruste, zelfstandige oplossingen beschikbaar. Sommige online samenwerkingstools hebben ook elementaire functies voor videoconferentie. Zoek naar een oplossing die kan worden geïntegreerd met andere toepassingen die je gebruikt. De meeste videoconferentietools hebben een ‘grid view’ waarmee je iedereen tegelijkertijd op je scherm kan zien. Verder kun je ook je beeldscherm delen wat het samenwerken vereenvoudigt.

Om de juiste tools te vinden kun je op Getapp verschillende videoconferentie tools bekijken en vergelijken en ook geverifieerde klantbeoordelingen lezen van andere zakelijke gebruikers.

Tips voor het hosten van online videoconferenties

  • Face time voor iedereen: Zorg ervoor dat iedere deelnemer aan de vergadering alle andere deelnemers kan zien of dat ze op z’n minst de aanwezigheid van de anderen herkennen. Dit betekent dat iedere deelnemer moet zijn aangemeld bij de vergadering, ook als sommigen zich in dezelfde ruimte bevinden.
  • Alles draait om timing: Het plannen van vergaderingen op afstand kan ingewikkeld zijn – houd rekening met tijdzones en zomertijd.
  • Denk aan je uiterlijk: Je zou makkelijk zo uit je bed kunnen rollen om in een videoconferentie te stappen, maar beschouw de bijeenkomst als een gelegenheid waar mensen elkaar persoonlijk ontmoeten. Trek je gebruikelijke werkkleding aan om er toonbaar uit te zien en om je een zakelijker gevoel te geven.
  • Niet storen: Voorkom onderbrekingen door je telefoon en andere apparaten te dempen, een bordje ‘Niet storen’ op de deur te bevestigen en je best te doen om niet te communiceren met andere mensen in de ruimte die niet aan de vergadering deelnemen.
  • Zorg voor het juiste licht: Denk ook aan de lichtomstandigheden. Te veel licht van achteren geeft silhouetvorming, licht van boven zorgt voor lelijke schaduwen en zonlicht van opzij veroorzaakt schittering Met omgevingsverlichting, en dan met name van voren, ben je voor anderen het best zichtbaar.
  • Houd oogcontact: Het is altijd verleidelijk om naar de persoon te kijken met wie je praat of naar jezelf in het hoekje van je scherm. Probeer nu eens in de camera te kijken en zo oogcontact te houden.
  • Zorg voor een veilige omgeving: Als je de vergadering moet bijwonen vanaf een openbare plek, let dan op je omgeving, maak gebruik van een eventueel aanwezige afscherming en let erop dat je geen gevoelige informatie geeft binnen gehoorsafstand.
  • Houd een back-upplan achter de hand: Elke videoconferentie heeft een plan B nodig. Zowel de primaire toepassing als de back-up moet ruim op tijd worden ingesteld zodat je team geen tijd verknoeit mochten er technische problemen optreden.

Thuiswerken is geen trend meer

COVID-19 heeft een crisis op wereldwijde schaal veroorzaakt die moet worden aangepakt met een breed scala aan strategieën, en telewerken is er daar slechts één van. Werken vanuit huis kan voor sommigen een abrupte verandering betekenen, maar met slechts enkele hulpmiddelen kunnen de meeste kleine bedrijven zich snel aanpassen om ervoor te zorgen dat medewerkers zowel veilig als productief blijven.

Deel dit artikel


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.