Voorraad bijhouden: welk voorraadbeheersysteem heb je nodig?

Gepubliceerd op 27-10-2022 door Niels Juist en Quirine Storm van Leeuwen

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 07/02/2020.

Er zijn verschillende manieren om je voorraad bij te houden en je voorraadbeheer te optimaliseren. In dit artikel gaan we na welke soorten voorraadbeheersystemen er allemaal zijn zodat jij kan bepalen welke oplossing de beste voor jouw bedrijf is.

voorraadbeheer bijhouden

Zonder voorraad is er geen verkoop mogelijk . Of je nu een webshop, een supermarkt of een logistiek bedrijf runt, voorraadbeheer is een must. Door je voorraad effectief bij te houden zorg je dat je nooit teveel bestelt bij je leveranciers, bespaar je geld in opslagruimte en lever je mogelijk sneller aan je klanten.

Wat is voorraadbeheer? Betekenis en uitleg

Voorraadbeheer gaat om het managen van goederenstromen, zowel uitgaande stromen naar klanten als inkomende stromen van leveranciers. Het beheer wordt gebaseerd op een aantal parameters die je zelf vastlegt. Die regels bepalen hoeveel voorraad er van elk product, grondstof of onderdeel moet zijn, zodat er op tijd besteld en geleverd kan worden. 

Manieren om je voorraad bij te houden

Iedereen kent wellicht het handgeschreven lijstje met pen aan een touwtje om de voorraad in een magazijn bij te houden. Of de online lijstjes in Excel. Allebei zijn mogelijk geen waterdichte oplossing voor het bijhouden van een voorraad. Software voor voorraadbeheer kan mogelijk goede oplossingen bieden. Er bestaan echter verschillende soorten systemen voor verschillende behoeftes. Zo bestaan er voorraadbeheersoftware(VMS) en magazijnbeheersystemen (WMS), maar ook een kassasysteem ( POS ) of barcode software (denk aan de streepjescodes op producten in een supermarkt) kan soms ook voldoende zijn. Wij leggen hier de verschillen kort voor je uit zodat jij kan bepalen welk systeem de behoeftes van jouw bedrijf het beste dekt.

Voorraad bijhouden met een voorraadbeheersysteem

Voorraadbeheer versus magazijnbeheer

Voorraadbeheer is gebaseerd op een aantal parameters die je zelf kan vastleggen. Die regels bepalen hoeveel voorraad er van elk product, grondstof of onderdeel moet zijn, zodat er op tijd besteld en geleverd kan worden. Je kan deze regels vastleggen in je voorraadbeheersysteem zodat het systeem waarschuwingen kan geven als er onvoldoende voorraad dreigt te zijn of als een bestelling niet op tijd geleverd kan worden. Zo kan een bedrijf beslissen over inkoop en productie van goederen.

Het systeem kan aan fysieke winkels of webshops gekoppeld worden zodat de voorraad altijd geactualiseerd kan blijven . Maar voorraadbeheersystemen kunnen nog veel meer. Het is van belang om van tevoren vast te stellen wat de behoeftes van jouw bedrijf zijn en eventueel gebruik te maken van een proefperiode om te testen of een specifiek voorraadbeheersysteem voldoet aan de eisen. Houd er rekening mee dat in de meeste gevallen geldt: hoe geavanceerder het voorraadbeheersysteem moet zijn, des te duurder het kan zijn.

Tip: op GetApp kan je verschillende voorraadbeheersystemen filteren op functionaliteiten.

De meest voorkomende features van een voorraadbeheersysteem zijn:

  • Voorraadbeheer en -informatie
  • Voorraadoptimalisering
  • Voorraadcontrole en audits
  • Productidentificatie
  • Notificaties/voorraad alert
  • Kosten bijhouden
  • Forecasting
  • Verzendbeheer
  • Verkoopordersbeheer
  • Automatisch inkoopbeheer
  • Herhaalinkopenbeheer
  • Voorraadwaarde per magazijn analyse
  • Serie- en batchnummers volgen
  • Rapportage en analyse
  • Leveranciersbeheer

Open source of SaaS voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheer software is onder te verdelen in twee soorten: Open source software of Software-as-a-Service (SaaS).

Open source voorraadbeheersoftware is normaal gezien gratis software en kun je zelf downloaden. Iedereen kan bijdragen aan de broncode van de software om functies of verbeteringen toe te voegen. Nadeel is wel dat dergelijke software mogelijk niet continue up-to-date is. Daarnaast moet je zelf het voorraadbeheersysteem bouwen met behulp van de software. Heb je voldoende tijd, kun je programmeren én heb je een beperkt budget? Dan zou open source voorraadbeheersoftware een goede keuze kunnen zijn .

Voor SaaS betaal je meestal een bedrag per maand en een leverancier regelt mogelijk ook service en support. Ook zorgt een SaaS-leverancier voor nieuwe mogelijkheden en functies. SaaS zou ook als relatief meer gebruiksvriendelijk kunnen worden aangemerk t en je kunt direct aan de slag. Vaak is SaaS-software cloud software. Alle gegevens worden veilig in de cloud opgeslagen. Het enige wat nodig is, is een goede internetverbinding en dan kun j e normaal gezien altijd en overal je voorraad beheren.

Voorraad bijhouden met een warehouse management systeem (WMS)

Warehouse management systemen (WMS) zijn mogelijk geschikt er voor middelgrote en grotere bedrijven met een magazijn. Een warehousebeheerssysteem dient om goederenstromen te beheersen van binnenkomende of opgeslagen artikelen in één of meerdere magazijnen. Met sommige magazijnbeheersystemen kun je niet alleen je voorraad bijhouden, maar ook optimaal gebruik maken van de magazijnruimte, controle houden op voorraadniveaus en alle logistieke processen die daarbij nodig zijn. Het basisidee is dat alle voorraad een barcode krijgt die door een van de medewerkers kan worden gescand. De geregistreerde hoeveelheden worden automatisch verzonden naar het magazijnbeheersysteem dat de voorraad bewaakt en orders activeert wanneer het bestelniveau is bereikt.

Warehouse management systeme n staan meestal niet op zichzelf. De artikelen uit het magazijn moeten ook verzonden of gebruikt worden. Daarom wordt een WMS doorgaans gekoppeld aan andere bedrijfssoftware zoals een enterprise resource planning systeem (ERP) of een Transport Management Systeem (TMS).

Er zijn veel warehouse management systemen op de markt. Ook hiervoor geldt dat elk systeem anders is. Stel van te voren vast wat je wilt bereiken met een WMS-systeem en vergelijk verschillende leveranciers.

De basisfuncties van een WMS:

  • Voorraadbeheer (hoeveelheid en locatie)
  • Barcode scanning
  • Orderpicking
  • 3PL-management
  • Kitting, wat betekent dat de producten samen in één doos worden verpakt voordat ze worden verzonden
  • Forecasting
  • Retourbeheer
  • Verzendbeheer
  • Verkoopordersbeheer
  • Inkoopbeheer
  • Kwalitietsmanagement
  • Ontvangst en ‘putaway’ beheer

Voorraad bijhouden met een POS-kassasysteem

Heb je een winkel of horecabedrijf, dan is een POS-kassasysteem ook een optie om de voorraad bij te houden. De afkorting POS wordt gebruikt voor software die uw verkoopgegevens integreert op een manier die inzicht geeft in zaken als:

  • Wat de meest populaire producten zijn
  • Wie zijn de meest loyale klanten zijn
  • Welke producten zijn uitverkocht en moeten worden aangevuld
  • Welke medewerkers de meeste omzet maken
  • Wat klanten van je bedrijf vinden
  • Welke onderdelen van het bedrijf wel en niet goed functioneren

Winkeliers en restaurants gebruiken POS-systemen over het algemeen voor ondersteuning bij verkoop, voorraadbeheer, analyses, rapportage, en het managen van hun werknemers. Een POS-systeem bestaat meestal uit een computer of tablet of andere draagbare apparaten met daarop POS-software, een bonnenprinter, een barcodescanner, een pinapparaat en – in het geval van een verouderd point o sale systeem – een lokale server.

Met een geïntegreerd online POS -systeem kun je volledige voorraad in één systeem opnemen en kun je tijd besparen door een koppeling te maken met je boekhouding. Daarnaast heb je inzicht in verkoopcijfers waardoor je efficiënter kunt inkopen. Het resultaat: beter marges, meer winst. Het systeem maakt een analyse van de producten die goed verkopen, en de producten die minder goed verkopen, dus u past uw voorraad aan op basis van de populariteit van de producten. Als u een online winkel heeft, zullen sommige van dergelijke systemen uw voorraad automatisch herberekenen na de aankoop van een klant.

Heb je ook een webwinkel? Ook deze aankoop wordt door het kassasysteem meteen verwerkt in de voorraad.

De basisfuncties van een POS-systeem:

  • Voorraadbeheer
  • Betalingsverwerking
  • Verkoopregistratie
  • Barcode scannen
  • Integratie boekhouden
  • Klanten accountprofiel aanmaken
  • Kortingsbeheer
  • Digitaal ondertekenen
  • Personeelsbeheer
  • Retourverwerking

Voorraad bijhouden met barcode software

Met een barcode scanner in combinatie met de juiste software kun je foutkansen bij het orderpicken minimaliseren. Een barcodescanner registreert locaties, artikelbarcodes en serie- en batchnummers. Je kunt dit soort systemen aan je bedrijfssoftware koppelen , zoals aan je voorraadbeheersysteem, waardoor alles idealiter a utomatisch wordt verwerkt. Je bespaart hierdoor mogelijk tijd, en blijft je voorraad is op pijl.

De basisfuncties van barcode software:

  • Barcode scannen
  • Barcode genereren
  • Barcoding/RFID
  • Barcode etiketten op maat maken
  • Barcode-etiketten patronen
  • Serienummer tracken
En nu? Bekijk onze catalogus met voorraadbeheersoftware. om de juiste tool te vinden.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel

Over de auteurs

Senior Content Analist voor GetApp Nederland. Schrijft over IT, software en zakelijke trends in het Mkb. Afgestudeerd in Journalistiek en woont en werk in Barcelona.

Senior Content Analist voor GetApp Nederland. Schrijft over IT, software en zakelijke trends in het Mkb. Afgestudeerd in Journalistiek en woont en werk in Barcelona.


Als Content Analist bij GetApp belicht Quirine de technologische mogelijkheden voor verbetering in het MKB. Ze focust zich op digitalisering, software en technologische trends.

Als Content Analist bij GetApp belicht Quirine de technologische mogelijkheden voor verbetering in het MKB. Ze focust zich op digitalisering, software en technologische trends.