Voorraad bijhouden: welk voorraadbeheersysteem heb je nodig?

Gepubliceerd op 7-2-2020 door Quirine Storm van Leeuwen

Zonder voorraad, geen verkoop. Of je nu een webshop, een supermarkt of een logistiek bedrijf runt, voorraadbeheer is een must. Door je voorraad effectief bij te houden bestel je nooit te veel bij je leveranciers, bespaar je geld in opslagruimte en lever je sneller aan je klanten.

Er zijn verschillende manieren om je voorraad bij te houden en je voorraadbeheer te optimaliseren. In dit artikel gaan we na welke soorten voorraadbeheersystemen er allemaal zijn zodat jij kan bepalen welke oplossing de beste voor jouw bedrijf is.

voorraadbeheer bijhouden

Manieren om je voorraad bij te houden

Iedereen kent wellicht het handgeschreven lijstje met pen aan een touwtje om de voorraad in een magazijn bij te houden. Of de online lijstjes in Excel. Allebei geen waterdichte oplossing voor het bijhouden van een voorraad. Software voor voorraadbeheer kan goede oplossingen bieden. Er bestaan echter verschillende soorten systemen voor verschillende behoeftes. Zo bestaan er voorraadbeheersoftware en magazijnbeheersystemen (WMS-systemen), maar ook een kassasysteem of barcode software (denk aan de streepjescodes op producten in een supermarkt) kan soms voldoende zijn. Wij leggen hier de verschillen kort voor je uit zodat jij kan bepalen welk systeem de behoeftes van jouw bedrijf het beste dekt.

voorraadbeheer versus magazijnbeheer

Voorraad bijhouden met een voorraadbeheersysteem

Voorraadbeheer is gebaseerd op een aantal parameters die je zelf vastlegt. Die regels bepalen hoeveel voorraad er van elk product, grondstof of onderdeel moet zijn, zodat er op tijd besteld en geleverd kan worden. Je legt deze regels vast in je voorraadbeheersysteem zodat het systeem waarschuwingen kan geven als er onvoldoende voorraad dreigt te zijn of als een bestelling niet op tijd geleverd kan worden. Zo kan een bedrijf beslissen over inkoop en productie van goederen.

Het systeem kan aan fysieke winkels of webshops gekoppeld worden zodat de voorraad altijd geactualiseerd blijft. Maar voorraadbeheersystemen kunnen nog veel meer. Het is van belang om van tevoren vast te stellen wat de behoeftes van jouw bedrijf zijn en eventueel gebruik te maken van een proefperiode om te testen of het voorraadbeheersysteem voldoet aan de eisen. Houd er rekening mee dat in de meeste gevallen geldt: hoe geavanceerder het voorraadbeheersysteem moet zijn, des te duurder het is.

De meest voorkomende features van een voorraadbeheersysteem:

  • Voorraadbeheer en -informatie
  • Voorraadoptimalisering
  • Voorraadcontrole en audits
  • Productidentificatie
  • Notificaties/voorraad alert
  • Kosten bijhouden
  • Forecasting
  • Verzendbeheer
  • Verkoopordersbeheer
  • Automatisch inkoopbeheer
  • Herhaalinkopenbeheer
  • Voorraadwaarde per magazijn
  • Serie- en batchnummers volgen
  • Rapportage en analyse
  • Leveranciersbeheer
  • Leveranciersmanagement

Open source of SaaS voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheer software is onder te verdelen in twee soorten: Open source software of Software-as-a-Service (SaaS).

Open source voorraadbeheersoftware is gratis software en kun je zelf downloaden. Iedereen kan bijdragen aan de broncode van de software om functies of verbeteringen toe te voegen. Nadeel is wel dat de software niet continue up-to-date is. Daarnaast moet je zelf het voorraadbeheersysteem bouwen met behulp van de software. Heb je voldoende tijd, kun je programmeren én heb je een beperkt budget? Dan is open source voorraadbeheersoftware een goede keuze.

Voor SaaS betaal je meestal een bedrag per maand en een leverancier regelt vaak service en support. Ook zorgt een SaaS-leverancier voor nieuwe mogelijkheden en functies. SaaS is gebruiksvriendelijk en je kunt direct aan de slag. Vaak is SaaS-software cloud software. Alle gegevens worden veilig in de cloud opgeslagen. Het enige wat nodig is, is een goede internetverbinding en dan kun je altijd en overal je voorraad beheren.

Voorbeelden van open source voorraadbeheersoftware

Voorbeelden van gratis en open source software voor voorraadbeheer geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven zijn: Canvus, Delivrd, inFlow, Odoo

Voorbeelden van SaaS voorraadbeheer

Voorbeelden van Saas voorraadbeheerleveranciers voor kleine en middelgrote bedrijven  zijn: Exact, Kleisteen, Lightspeed, Netsuite, Silvasoft.

Voorraad bijhouden met een warehouse management systeem

Warehouse management systemen (WMS) zijn geschikt voor middelgrote en grotere bedrijven met een magazijn. Het warehousebeheerssysteem dient om goederenstromen te beheersen van binnenkomende of opgeslagen artikelen in één of meerdere magazijns. Met een magazijnbeheersysteem kun je niet alleen je voorraad bijhouden, maar ook optimaal gebruik maken van de magazijnruimte, controle op voorraadniveaus en alle logistieke processen die daarbij nodig zijn.

WMS-systemen staan meestal niet op zichzelf. De artikelen uit het magazijn moeten ook verzonden of gebruikt worden. Daarom wordt een WMS-systeem doorgaans gekoppeld aan andere bedrijfssoftware zoals een ERP-systeem of een TMS-systeem (Transport Management Systeem).

Er zijn veel warehouse management systemen op de markt. Ook hiervoor geldt dat elk systeem anders is. Stel van te voren vast wat je wilt bereiken met een WMS-systeem en vergelijk verschillende leveranciers.

De basisfeatures van een WMS-systeem:

  • Voorraadbeheer (hoeveelheid en locatie)
  • Barcode scanning
  • Orderpicking
  • 3PL-management
  • Kitting
  • Forecasting
  • Retourbeheer
  • Verzendbeheer
  • Verkoopordersbeheer
  • Inkoopbeheer
  • Kwalitietsmanagement
  • Ontvangst en ‘putaway’ beheer

Voorbeelden van warehouse management systemen

Enkele voorbeelden van leveranciers van WMS-systemene zijn: King, Logivert, Pantheon, Sapphire.

Voorraad bijhouden met een kassasysteem (POS-systeem)

Heb je een winkel of horecabedrijf, dan is een POS-kassasysteem ook een optie om de voorraad bij te houden. De afkorting POS gebruikt men om een kassassysteem of -software aan te duiden.

Winkeliers en restaurants gebruiken POS-systemen voor ondersteuning bij verkoop, voorraadbeheer, analyses, rapportage, en het managen van hun werknemers. Een POS-systeem bestaat meestal uit een computer of iPad of andere draagbare apparaten met daarop POS-software, een bonnenprinter, een barcodescanner, een pinapparaat en – in het geval van een verouderd Point Of Sale systeem – een lokale server.

Met een geïntegreerd online kassasysteem heb je de volledige voorraad in één systeem en kun je tijd besparen door een koppeling te maken met je boekhouding. Daarnaast heb je inzicht in verkoopcijfers waardoor je efficiënter kunt inkopen. Het resultaat: beter marges, meer winst. Heb je ook een webwinkel? Ook deze aankoop wordt door het kassasysteem meteen verwerkt in de voorraad.

De basisfeatures van een kassasysteem:

  • Voorraadbeheer
  • Betalingsverwerking
  • Verkoopregistratie
  • Barcode scannen
  • Integratie boekhouden
  • Klanten accountprofiel
  • Kortingsbeheer
  • Digitaal ondertekenen
  • Personeelsbeheer
  • Retourverwerking

Voorbeelden van online kassasystemen

Voorbeelden van online kassasystemen geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven zijn: Afosto, BizzCloud, Cashr, Lightspeed POS.

Ook zijn er gratis open source POS-systemen zoals Chromis POS, eHopper, Imonggo.

Voorraad bijhouden met barcode software

Met een barcode scanner en software minimaliseer je foutkansen bij het orderpicken. Een barcodescanner registreert locaties, artikelbarcodes en serie- en batchnummers. Dit koppel je aan je bedrijfssoftware zoals je voorraadbeheersysteem waardoor alles automatisch wordt verwerkt. Je bespaart hierdoor tijd, en je voorraad is altijd actueel.

De basisfeatures van barcode software zijn:

  • Barcode scannen
  • Barcode genereren
  • Barcoding/RFID
  • Barcode etiketten op maat maken
  • Barcode-etiketten patronen
  • Serienummer tracken

Voorbeelden van barcode software zijn: Boxwise, EZOfficeinventory, Logic4, Webstock, Welpp.

Kijk voor nog meer tools voor het beheren van je voorraad op de lijst van Getapp met voorraadbeheersoftware.  Heb je ervaring met de genoemde softwarepakketten, laat het ons dan weten in de opmerkingen!

 


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel