3 gebruiksscenario’s voor robotic process automation om de financiële administratie te vereenvoudigen

Gepubliceerd op 13-1-2020 door Abhishek Singh en Quirine Storm van Leeuwen

RPA

Draait jouw financiële afdeling in het belastingseizoen overuren om alle administratie op tijd klaar te hebben?

Dan ben je niet de enige. Daarom raden wij je aan om over te stappen op robotic process automation (RPA), dat je veel tijdrovende administratieve taken uit handen kan nemen.

RPA is een opkomende technologie die concurreert met intelligente/cognitieve technologieën zoals kunstmatige intelligentie (artificial intelligence) en machine learning. Robotic process automation is echter goedkoper dan de meeste nieuwe technologieën, omdat het gebaseerd is op een kosteneffectief softwareplatform. Financiële managers van bedrijven in het mkb moeten het daarom zeker overwegen.

Bedrijven zijn vaak huiverig om op een nieuwe technologie over te stappen als er nog geen proof of concepts en gebruiksscenario’s zijn die hen over de streep kunnen trekken.

In de praktijk blijkt echter dat financiële managers van mkb-bedrijven die RPA gaan gebruiken voor hun boekhouding, een verbetering van ongeveer 95 procent realiseren als het gaat om de nauwkeurigheid van hun financiële data. Ze zijn 3 tot 4 keer sneller klaar met hun belastingaangiften en besparen daarbij 70 procent meer in het boekhoudproces.

Dit zijn voordelen die tot een aanzienlijke verbetering van je activiteiten kunnen leiden. In dit artikel voor financiële managers van mkb-bedrijven worden drie RPA-usecases voor de boekhouding beschreven.

Robotic process automation voor boekhouding en accounting


  • Waarom robotic process automation geschikt is voor de boekhouding en financiële administratie van bedrijven in het mkb.
  • Geen transpositiefouten meer in je facturen.
  • Verbetering van onkostenbeheer om de cashflow een boost te geven en de compliance te waarborgen.
  • Automatisering van gegevensinvoer voor je belastingaangiften.
  • Onze aanbevelingen.

Waarom RPA geschikt is voor de boekhouding en financiële administratie van bedrijven in het mkb

Volgens Gartner gaven bedrijven in 2018 wereldwijd in totaal 680 miljoen dollar uit aan RPA en zal dit tegen 2022 oplopen tot 2,4 miljard dollar. Cathy Tornbohm, vicepresident van Gartner, zei het volgende over de trends in de adoptie van RPA:

De adoptie zal stijgen doordat de prijzen voor RPA in 2019 gemiddeld zo’n 10 tot 15 procent zullen dalen, maar ook omdat organisaties verwachten dat ze met deze technologie hun bedrijfsresultaat kunnen verbeteren, door verlaging van de kosten, meer nauwkeurigheid en betere compliance. 
Cathy Tornbohm, vicepresident van Gartner

Tot nu toe zijn het vooral financiële instellingen (banken en verzekeringsmaatschappijen) die al gebruikmaken van RPA. Deze organisaties willen hiermee vooral handmatige en herhalende taken elimineren. Door de kosteneffectiviteit heeft RPA financiële afdelingen of bedrijven in het mkb echter nog meer te bieden.

De implementatie van robotic process automation in een use case is namelijk goedkoper dan de implementatie van tools voor AI en Machine Learning (ML). Voor RPA is geen extra investering in software of hardware nodig. Na een training kunnen je boekhouders, accountants of financiële medewerkers zelf taken laten automatiseren. Bij AI- en ML-tools moeten ontwikkelaars en programmeurs de technologie in een use case toepassen, waarvoor extra mensen moeten worden ingehuurd.

Hieronder lees je hoe je RPA kunt toepassen in de drie gebieden die in de boekhouding van bedrijven in het mkb de hoogste prioriteit hebben: facturering, onkostenbeheer en fiscaal beheer.

Robotic process automation gebruikersscenario's

Geen transpositiefouten meer in je facturen

Belangrijkste uitdagingen: Het verwerken van grote hoeveelheden facturen van verschillende leveranciers is een hele klus voor de crediteurenadministratie. Je hebt niet alleen een grote stapel facturen die moeten worden verwerkt in je ERP- of boekhoudsoftware, maar die facturen hebben ook nog eens verschillende indelingen, zoals PDF, Excel en Word.

Als je informatie (zoals artikelen en bedragen) handmatig invoert, loop je bovendien het risico op typfouten. Dit kan transpositiefouten tot gevolg hebben. Als je bijvoorbeeld een decimaalteken op de verkeerde plek typt, kun je problemen krijgen bij financiële audits en met je compliance.

We bekijken nu een RPA-gebruiksscenario voor deze boekhoudfunctie.

RPA-gebruiksscenario voor factuurbeheer

RPA-software werkt met de primaire databron waaruit jij facturen ontvangt, zoals e-mails, gescande facturen die in een map worden opgeslagen of factuurgegevens in een spreadsheet. De robot indexeert elke factuur in batches, die worden gesorteerd op datum, leveranciersnaam of het aantal facturen dat moet worden verwerkt.

Vervolgens valideert de software elke factuur op de relevante velden, zoals een factuurnummer, om data te extraheren. Als het relevante veld niet aanwezig of niet leesbaar is, wordt dit gemarkeerd, zodat een medewerker ernaar kan kijken.

Daarna extraheert de RPA-robot belangrijke factuurgegevens, zoals betaalgegevens, leveranciersnaam, adres en datum. Deze gegevens worden overgebracht naar de database van de boekhoudsoftware in de geïntegreerde ERP-oplossing. Deze stappen worden herhaald totdat de hele wachtrij met facturen is verwerkt.

Voor wie is dit RPA-gebruiksscenario bedoeld? Kleine supply chain-bedrijven met een zeer omvangrijk orderbeheer, die elke dag duizenden facturen genereren. Met RPA kunnen ze sneller gegevens extraheren uit papieren orders en die overbrengen naar een crediteurendatabase.

Verbetering van onkostenbeheer om de cashflow een boost te geven en de compliance te waarborgen

Belangrijkste uitdagingen: De functie voor onkostenbeheer houdt de interne kosten bij die medewerkers maken voor zakenreizen, entertainment, hotelovernachtingen enzovoort. Medewerkers sturen de bonnen hiervoor meestal door via e-mail of ze dienen deze in via boekhoud- of ERP-software, zodat de financiële afdeling ze kan goedkeuren.

Die goedkeuring betekent echter extra werk voor de financiële afdeling. Als jij een klein bedrijf hebt zonder financiële afdeling, is het nog lastiger en tijdrovender om al die afzonderlijke onkostendeclaraties te controleren en verwerken.

Je kunt het proces wel automatiseren met een boekhoud- of ERP-programma, maar ook dan moet je de declaraties nog handmatig goedkeuren. Het is ook mogelijk om voor elk type kosten een minimale declaratielimiet in te stellen, zodat de kosten automatisch kunnen worden goedgekeurd door de ERP-tool. Ook in dat geval zullen er altijd nog declaraties overblijven die niet automatisch worden geautoriseerd en die persoonlijk moeten worden gecontroleerd om complianceproblemen te voorkomen. Het volgende gebruiksscenario laat zien hoe je problemen kunt voorkomen.

RPA-gebruiksscenario voor onkostenbeheer

Ook in dit geval wordt de RPA-software gekoppeld aan de primaire bron waarmee onkostendeclaraties en bonnen worden ingediend, zoals e-mail of geïntegreerde boekhoudsoftware. Je medewerkers sturen een e-mail met een declaratie naar de financiële afdeling of uploaden die via een webportal.

RPA-tools extraheren de benodigde gegevens uit de bonnen en brengen die ter validatie over naar een database. De gegevens worden nu echter niet alleen van de ene bron overgezet naar een andere, zoals bij factuurbeheer. RPA-software kan de onkosten ook goedkeuren. Hiervoor wordt een procedure op basis van regels gebruikt om het type onkosten te identificeren.

Als de software heeft gecontroleerd of een declaratie aan de compliancevereisten voldoet, wordt deze automatisch verder verwerkt. Stel bijvoorbeeld dat in jouw onkostenbeleid is vastgelegd dat alleen kosten voor lokale bestemmingen in eigen land kunnen worden gedeclareerd. De RPA-tool controleert dan de naam van de bestemming aan de hand van de database en valideert de declaratie vervolgens.

Voor wie is dit RPA-gebruiksscenario bedoeld? Een bedrijf met meer dan 100 medewerkers en een hele kleine boekhoudafdeling. RPA valideert onkostendeclaraties automatisch op basis van jouw beleidsinstellingen. Omdat onkostenbonnen snel worden verwerkt door de tool, wordt het onkostenbeheer minder tijdrovend en houden de medewerkers van je boekhouding meer tijd over voor je balans.

Automatisering van gegevensinvoer voor je belastingaangiften

Belangrijkste uitdagingen: In het belastingseizoen moeten veel bedrijven stapels belastingformulieren verwerken om zoveel mogelijk belastingvoordelen te behalen. Het personeel van je boekhoudafdeling is veel tijd kwijt aan het handmatig sorteren van belastingpapieren en het controleren van bankgegevens om te zorgen dat de belastingaangiften kloppen.

Het handmatig invullen van belastingformulieren kost niet alleen veel tijd, maar je loopt ook nog eens het risico op fouten, waardoor je mogelijk te weinig inkomsten of aftrekposten aangeeft. Dit kan weer leiden tot fouten in de belastingberekening en een te lage belastingaftrek.

Als je crediteurengegevens (uit facturen, rekeningen en onkosten) niet overeenkomen met je financiële verslaggeving, is je belastingaftrek in de aangifte mogelijk te laag. De balans klopt dan niet en je kunt problemen krijgen met audits en compliance.

RPA-gebruiksscenario voor belastingbeheer

RPA-software maakt een groot deel van de handmatige gegevensinvoer in online belastingformulieren overbodig. Hiervoor worden zogenaamde taxbots gebruikt. Die bots kun je maken door de RPA-software te koppelen aan gescande belastingformulieren of -spreadsheets in de database of door online financiële data zoals balansen te extraheren.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht, worden alle gegevens in de velden van het document of de spreadsheet naar het online belastingformulier gekopieerd. De belangrijkste functie van een taxbot is het toewijzen van belastinggegevens vanuit de primaire gegevensbron naar de database in de grafische gebruikersinterface (GUI). Dit betekent dat je kunt zien hoe de RPA-software gegevens invoert in elk belastingveld.

Als het veld in de primaire gegevensbron niet overeenkomt met het belastingformulier, wordt dit door de software als een fout gemarkeerd. Als in een veld bijvoorbeeld een numerieke waarde moet worden ingevoerd terwijl de waarde in de primaire gegevensbron alfabetisch is, meldt de software dit als een fout. Dit zorgt ervoor dat de gegevens consistent zijn en je aan alle compliancenormen voor de belasting voldoet.

Voor wie is dit RPA-gebruiksscenario bedoeld? Kleine registeraccountantskantoren die grote hoeveelheden belastingaangiften moeten indienen. Met RPA voor belastingbeheer kunnen bedrijven belastingaangiften sneller en nauwkeuriger uitvoeren.

Onze aanbevelingen

Het is raadzaam om de volgende voorbereidingen te treffen voordat je een van de hierboven beschreven RPA-scenario’s gaat implementeren:

  • Identificeer gebieden waar veel gegevens nog handmatig worden ingevoerd of waar grote hoeveelheden financiële documenten worden verwerkt.
  • Lees meer casestudy’s of succesverhalen over de ROI die kan worden behaald met RPA-tools. Dit kunnen ook gebruiksscenario’s van grote ondernemingen zijn, zolang je maar naar de hoofdpunten kijkt die ook op jouw bedrijf van toepassing zijn.
  • Probeer eerst een proefversie van RPA-software uit voordat je die software aanschaft en in je bedrijf implementeert.

 


In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.


Deel dit artikel